Algemene voorwaarden

Definities

Artikel 1: betekenis

Tenzij anders gedefinieerd, hebben alle met een hoofdletter geschreven begrippen in deze Algemene Voorwaarden in zowel enkel- als meervoud de navolgende betekenis: 
 
Aanbieder: een leverancier van Software, Content, ICT-diensten of hardware, zijnde de (intellectuele) eigenaar die op exclusieve basis voorwaarden kan stellen aan het gebruik ervan - onder gebruikmaking van bepaald merk, handelsnamen hierbij inbegrepen - c.q. de partij die door deze eigenaar voor een bepaalde afnemersdoelgroep of regio is aangewezen, en die het recht heeft om de door APS IT-diensten gevraagde gebruiksrechten aan APS IT-diensten toe te kennen. 
 
Algemene Voorwaarden: deze overeenkomst waardoor een instelling gebruik kan maken van de dienstverlening van APS IT-diensten. 
 
APS IT-diensten b.v.: de vennootschap die verantwoordelijk is voor de dienstverlening aan een instelling via apsitdiensten.nl. 
 
APS IT-diensten.nl: de website van APS IT-diensten, waar een instelling de diensten kan afnemen. 
 
Artikel: de leverbare eenheid van een product, beschikbaar in de vorm van een taal- of platvormversie, op fysiek medium, als download of in de vorm van toegang tot een dienst (software als een service). 
 
Bemiddelingsdiensten: door APS IT-diensten verrichte activiteiten inzake en samenhangend met het aanbieden en leveren van software, content, ICT-diensten en hardware, zoals omschreven in bijlage C. 

Bemiddelingsovereenkomst: de overeenkomst tussen APS IT-diensten en aanbieder waarin bepalingen zijn opgenomen over de verleende distributiefunctie, specifieke bepalingen voor gebruiksrechten, dan wel kortingen, distributie- en verveelvoudigingsmogelijkheden en overige bemiddelingsdiensten. 
 
Bestelling: de overeenkomst die tot stand komt zodra een instelling producten afneemt van een aanbieder in kader van een bemiddelingsovereenkomst. 

Bijlagen: aanhangsels bij de algemene voorwaarden, die deel uitmaken van de algemene voorwaarden. In de bijlagen zijn de voorwaarden vermeld, waarnaar in de algemene voorwaarden wordt verwezen. 

Content: digitale leermiddelen.  
 
Dienstverlening: het geheel van diensten zoals omschreven in bijlage C. 
 
Distributiefunctie: de taken die APS IT-diensten ten behoeve van de instelling verricht, zoals omschreven onder distributie in bijlage C. 

Eindgebruiker: degene die:

a) een aanstelling dan wel een arbeidsovereenkomst heeft bij de instelling of anderszins in het kader van de bedrijfsvoering van de instelling is geautoriseerd, en/of;

b) als leerling bij de instelling is ingeschreven en; 

c) die door de instelling krachtens het door de instelling afgesloten licentiemodel geautoriseerd is gebruiksrechten te verkrijgen voor het product. 

Instelling: een instelling voor primair en speciaal onderwijs, of een voor een bemiddelingsovereenkomst daarmee gelijkgestelde organisatie die middels het akkoord gaan met de algemene voorwaarden gebruik kan maken van de dienstverlening van APS IT-diensten. De categorieën instellingen en organisaties die de algemene voorwaarden kunnen aangaan zijn omschreven in bijlage A.  

Licentiemodel: een standaardvorm (template) voor het toekennen van gebruiksrechten voor gebruik van software of content. 
 
Licentieopdracht: de opdracht die de instelling aan APS IT-diensten verleent om deelname in een bemiddelingsovereenkomst te regelen conform de in de opdracht aangegeven specificaties. 
 
Licentieovereenkomst: de digitale overeenkomst met betrekking tot gebruiksrechten op software of content tussen aanbieder enerzijds en de instelling anderzijds, die op basis van een afgesloten bemiddelingsovereenkomst tot stand komt. 
 
Media: de digitale of fysieke verschijningsvormen waarin een artikel geleverd wordt (CD, DVD, Download, SaaS, enz.). 
 
Partijen: een Instelling en APS IT-diensten. 
 
Product: een eenheid binnen een licentieovereenkomst bestaande uit een of meer artikelen. 

Software: programmatuur of online diensten. 

Dienstverleningsovereenkomst

Artikel 2: algemeen

1. De algemene voorwaarden regelt de voorwaarden waaronder en de wijze waarop APS IT-diensten uitvoering geeft aan de dienstverlening. Daarnaast regelt de algemene voorwaarden de rechten en verplichtingen van partijen inzake het aanbieden, leveren en gebruik van producten in de distributiefunctie van software, content, ICT-diensten en hardware. 
2. Door het ondertekenen van de algemene voorwaarden verkrijgt een instelling via apsitdiensten.nl toegang tot het aanbod op het gebied van software, content, ICT- diensten en hardware voor instellingsgebruik.

Artikel 3: accordering algemene voorwaarden 

1. De wijze waarop de algemene voorwaarden worden geaccordeerd en de wijze waarop een Instelling gebruik kan maken van de dienstverlening is opgenomen in bijlage B.

Artikel 4: afname van diensten 

1. De door de instelling bij APS IT-diensten af te nemen diensten zijn omschreven in bijlage C. 
2. De afname van diensten met betrekking tot gebruiksrechten geschiedt op basis van een of meerdere licentiemodellen.  

Artikel 5: beschikbaarheid dienstverlening 

1. APS IT-diensten zorgt voor een zo groot mogelijke beschikbaarheid van haar offline dienstverlening tijdens kantooruren van 8.30 uur tot 17.00 uur. 
2. APS IT-diensten zorgt voor een zo groot mogelijke beschikbaarheid van haar online dienstverlening op een 7 x 24 uurs basis. De beschikbaarheid kan worden beperkt door werkzaamheden ten behoeve van onderhoud. 
3. Indien er onderhoudswerkzaamheden aan apsitdiensten.nl plaatsvinden zullen instellingen tijdig van tevoren worden geïnformeerd. 
4. Indien er storingen optreden in de online dienstverlening veroorzaakt door APS IT- diensten, probeert APS IT-diensten deze storingen zo spoedig mogelijk op te lossen. 

Artikel 6: bepaling vergoeding dienstverlening 

1. Voor de bepaling van de door een instelling verschuldigde vergoeding voor dienstverlening hanteert APS IT-diensten het tariefmodel zoals opgenomen als bijlage D. 

Artikel 7: facturering vergoeding dienstverlening 

1. APS IT-diensten factureert digitaal de vergoeding voor dienstverlening voor een deel van de contracten, in de vorm van servicekosten. Deze factureert APS IT-diensten gecombineerd met de aan een instelling in rekening te brengen (licentie)kosten voor de door een instelling afgenomen producten.  
2. APS IT-diensten hanteert bij de onder lid 1 van dit artikel genoemde facturering een betalingstermijn van 14 dagen tenzij partijen anders zijn overeengekomen. 
3. Een instelling is niet gerechtigd haar betalingen op te schorten of te verrekenen met andere met APS IT-diensten overeengekomen betalingen. 
4. In het geval een instelling niet (deugdelijk) of te laat betaalt, is zij de wettelijke rente verschuldigd, onverminderd de overige rechten van APS IT-diensten. 
5. In geval van zich gedurende de looptijd van de algemene voorwaarden voordoende fusies van instellingen behoudt APS IT-diensten zich nadrukkelijk het recht voor de door een instelling te betalen vergoeding voor dienstverlening opnieuw vast te stellen, eventueel in afwijking van het in artikel 6 van de algemene voorwaarden genoemde tariefmodel. 
6. APS IT-diensten is gerechtigd in voorkomende gevallen de jaarlijkse vergoeding voor dienstverlening hetzij te verrekenen met andere met een Instelling overeengekomen betalingen dan wel terug te betalen aan een instelling. 

Verplichtingen partijen  

Artikel 8: verplichtingen instelling  

1. Een instelling staat in voor het rechtmatig gebruik van de producten. Een instelling zal daartoe regelmatig controles uitvoeren en optreden tegen eventueel onrechtmatig gebruik. 
2. Een instelling benoemt een contactpersoon die de contacten met APS IT-diensten onderhoudt en die namens haar vertegenwoordigingsbevoegd is in het kader van de algemene voorwaarden. 
3. Een instelling doet jaarlijks of per af te sluiten licentieovereenkomst aan APS IT-diensten opgave van het aantal eindgebruikers onderscheiden naar medewerkers en leerlingen. Een instelling is verantwoordelijk voor een juiste opgave. Daarnaast doet een instelling voor de door haar afgenomen licenties aan APS IT-diensten zo nodig opgave van aanvullende gegevens op basis waarvan de vergoedingen voor gebruik worden berekend. 
4. Een instelling houdt APS IT-diensten op de hoogte van ontwikkelingen die van belang kunnen zijn voor haar accordering van de algemene voorwaarden en de participatie in bemiddelingsovereenkomsten, bijvoorbeeld (voorgenomen) fusies en samenwerkingsverbanden met willekeurig welke derde partij. 
5. Indien een instelling producten afneemt bij APS IT-diensten zal een instelling bestellingen daarvoor zelf voorzien van juiste en volledige informatie die een goede afhandeling van de bestelling door APS IT-diensten mogelijk maakt. 
6. Na levering van producten door APS IT-diensten is een instelling verplicht om te onderzoeken of het geleverde overeenstemt met het bestelde. Indien dit niet het geval is, dient een instelling dit direct na ontdekking, of in ieder geval direct nadat ontdekking redelijkerwijs had plaats kunnen vinden, per e-mail bij info@apsitdiensten.nl te melden. 

Artikel 9: verplichtingen APS IT-diensten 

1. APS IT-diensten zal zich inspannen haar dienstverlening zorgvuldig en onafhankelijk uit te voeren en de belangen van instellingen naar beste weten te behartigen en te streven naar een voor instellingen bruikbaar resultaat. 
2. APS IT-diensten zal datgene doen, wat redelijkerwijs nodig of wenselijk is om een tijdige en juiste dienstverlening mogelijk te maken.  

Levering producten 

Artikel 10: levering media 

1. Na ontvangst van een bestelling van producten door APS IT-diensten gaat APS IT- diensten of aanbieder over tot het leveren van media. 
2. APS IT-diensten of aanbieder zullen zich inspannen de leveringstermijn zo kort mogelijk te houden. 
3. APS IT-diensten levert de media op het door een instelling aangegeven fysieke dan wel online adres. 
4. Een instelling wordt tijdig in kennis gesteld van het tijdstip van levering van de producten waarbij opgaven van levertijden bij benadering zijn, tenzij anders is overeengekomen. 
5. Het risico met betrekking tot de producten gaat over op een instelling op het moment van levering van de media als bedoeld in lid 3 van dit artikel. 

Artikel 11: annuleren en ruilen 

1. Indien een instelling bestelde producten niet heeft ontvangen zal APS IT-diensten deze eenmalig opnieuw verschaffen indien een instelling binnen zeven dagen na ontvangst van de bevestiging van de verzending van de producten per e-mail aan info@apsitdiensten.nl heeft gemeld dat een instelling de bestelde producten niet heeft ontvangen. 
2. Indien een instelling aantoont dat het geleverde niet beantwoordt aan het bestelde zal APS IT-diensten de juiste producten alsnog leveren indien een instelling aan APS IT- diensten binnen zeven dagen na ontvangst van de bestelling heeft gemeld dat de levering niet overeenstemt met het bestelde. APS IT-diensten zal enkel opnieuw leveren indien de aard van de producten dit toestaat en indien een instelling de mogelijk ten onrechte geleverde producten aan APS IT-diensten heeft geretourneerd op een door APS IT-diensten daartoe nader te benoemen adres. Indien er sprake is van verzegelde producten mag de zegel niet verbroken zijn. 

Overige bepalingen  

Artikel 12: verwerking persoonsgegevens 

Partijen zijn verantwoordelijk voor de inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake de verwerking van persoonsgegevens zoals bepaald in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). APS IT-diensten heeft de verwerking van jouw persoonsgegevens beschreven in haar Privacy Statement.

Artikel 13: aansprakelijkheid 

1. APS IT-diensten aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid van haar kant voor tekortkomingen in de dienstverlening, dan wel van de kant van (rechts)personen die zij gebruikt bij de uitvoering van de dienstverlening. 
2. een instelling vrijwaart APS IT-diensten voor aanspraken van haar eindgebruikers voor dienaangaande. 
3. APS IT-diensten is niet aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade geleden door een instelling als gevolg van ongeautoriseerd gebruik van een toegangsaccount van een instelling. 
4. in het geval APS IT-diensten zich in rechte niet kan beroepen op de in het vorige lid bedoelde uitsluiting van aansprakelijkheid, is haar aansprakelijkheid in ieder geval beperkt tot de door een instelling voor de producten betaalde vergoeding zoals omschreven in de betreffende licentieovereenkomst. 
5. APS IT-diensten kan geen beroep doen op de in dit artikel geregelde uitsluiting en beperking van aansprakelijkheid, indien sprake is van opzet of grove schuld van APS IT-diensten. 

Artikel 14: overdracht rechten 

1. APS IT-diensten is gerechtigd haar rechten ten opzichte van een instelling aan derden over te dragen. Indien sprake is van overdracht zal APS IT-diensten een instelling daarover informeren. 

Artikel 15: digitaal afsluiten licentie-overeenkomst 

1. Een instelling aanvaardt middels het accorderen van de algemene voorwaarden dat bemiddelingsovereenkomsten digitaal worden afgesloten. 
2. Een instelling aanvaardt dat het digitaal afsluiten van de algemene voorwaarden en de daaraan gerelateerde overeenkomsten - inclusief het digitaal tekenen van de daaraan gerelateerde documenten - binnen het kader van de dienstverlening dezelfde rechtsgevolgen kent als een schriftelijke handtekening. 

Artikel 16: algemeen 

1. Algemene inkoop- en betalingsvoorwaarden, dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden van een instelling zijn niet van toepassing en worden nadrukkelijk van de hand gewezen. 
2. Kennisgevingen die partijen dan wel de contactpersonen van instellingen op grond van de algemene voorwaarden aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk of per e-mail plaats. mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk of per e-mail zijn bevestigd. 
3. Alle geschillen, ook die door één partij als zodanig worden beschouwd, welke zich mochten voordoen of tussen partijen in het vervolg mochten opkomen betreffende de totstandkoming, uitleg of uitvoering van de algemene voorwaarden of nadere overeenkomsten die daaruit mochten voortvloeien, alsmede elk ander geschil ter zake van of in verband met de algemene voorwaarden, zal hetzij juridisch, hetzij feitelijk ter beslechting volgens normale regels van competentie aan de bevoegde rechter te Utrecht worden voorgelegd. 
4. Partijen kunnen overeenkomen dat, in afwijking van het gestelde in het vorige lid, een geschil wordt onderworpen aan arbitrage volgens een op te maken akte van compromis of dat via mediation naar een gezamenlijke oplossing voor het geschil wordt gezocht of dat over het geschil een bindend advies wordt gevraagd. 
5. In geval van een geschil sub 3 is bedoeld, geeft de meest gerede van partijen aan de andere Partij schriftelijk te kennen, dat er sprake is van een geschil, alsmede een summiere opgave van wat naar het oordeel van die partij het onderwerp van het geschil is. 
6. Op de algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. 

Artikel 17: duur van de Algemene Voorwaarden 

1. De algemene voorwaarden zijn van onbepaalde duur. 
2. Partijen zijn gerechtigd de algemene voorwaarden op te zeggen indien daartoe een voldoende zwaarwegende grond bestaat en indien de opzegging geschiedt zes maanden voor het einde van het kalenderjaar middels een aangetekende brief aan de wederpartij. 
3. Indien een instelling de algemene voorwaarden opzegt kan een instelling geen nieuwe bemiddelingsovereenkomsten afsluiten. De door een instelling afgesloten bemiddelingsovereenkomsten zullen doorlopen voor de termijn waarvoor een bemiddelingsovereenkomst is afgesloten.

Artikel 18: wijziging van de Algemene Voorwaarden 

1. APS IT-diensten is te allen tijde gerechtigd de voorwaarden van de algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen en dit via de voor APS IT-diensten gebruikelijke communicatiekanalen aan een instelling mee te delen. 

Artikel 19: Verzamelen statistische gegevens 

1. APS IT-diensten heeft het recht statistische gegevens te verzamelen om opzet en functionaliteit van haar websites en dienstverlening te verbeteren. APS IT-diensten handelt hierbij in overeenstemming met de bepalingen van haar privacy statement. 

Bijlage A: Categorieën Instellingen 

Marktgebied Koninkrijk der Nederlanden: 

• basisonderwijs 
• speciaal onderwijs 
• organisaties werkzaam voor bovengenoemde instellingen 

Marktgebied Koninkrijk België: 

• basisonderwijs 
• organisaties werkzaam voor bovengenoemde instellingen 

Bijlage B: accorderen algemene voorwaarden  

Voor het gebruikmaken van de dienstverlening van APS IT-diensten dient een instelling middels een Akkoordverklaring de algemene voorwaarden te accorderen. Middels deze akkoordverklaring worden de voorwaarden waaronder een Instelling gerechtigd is tot gebruik van de in de algemene voorwaarden genoemde dienstverlening vastgelegd. 

Licentie-overeenkomst 

Indien de door een instelling af te nemen diensten een licentie-overeenkomst betreft, dient een instelling (normaliter) een licentie-opdracht op apsitdiensten.nl te plaatsen. Middels de ondertekening van een licentie-opdracht kan een instelling participeren in een Bemiddelingsovereenkomst. 

Participatie in een bemiddelingsovereenkomst is niet mogelijk indien een instelling niet is opgenomen in bijlage A van de bemiddelingsovereenkomst waarin een instelling wenst te participeren. Aan een eventuele participatie door een instelling in andere bemiddelingsovereenkomst(en) zijn generlei rechten te ontlenen. 

Levering producten 

Alvorens een aanbieder gerechtigd is producten aan een instelling te leveren dient tussen instelling en aanbieder een licentie-overeenkomst te zijn gesloten en dient de licentie-opdracht door APS IT-diensten te zijn ontvangen. Op een daartoe strekkend verzoek van APS IT-diensten zal aanbieder overgaan tot levering - op de in de bemiddelingsovereenkomst overeengekomen wijze - opdat een instelling onverwijld over de producten kan beschikken. 

Bijlage C: diensten APS IT-diensten 

APS IT-diensten biedt een instelling die de algemene voorwaarden heeft geaccordeerd de volgende diensten aan: 

Overeenkomsten  

• vervullen van een intermediaire functie tussen instelling en aanbieder inzake en samenhangend met het door instelling participeren in (bemiddelings)overeenkomsten; 
• het maken van afspraken met aanbieders over kortingen op licentieprijzen, gebruiksrechten, verveelvoudiging, distributie en licentie-administratie, alsmede het regelen van privacy voorwaarden en - waar opportuun – verzorgen van Europese aanbestedingen; 
• aanbieden en onderhouden van een op de behoefte van instellingen afgestemd portfolio voor software, content, ICT-diensten en hardware. 

Distributie  

• het plaatsen van bestellingen voor producten bij aanbieder ten behoeve van een instelling; 
• het distribueren van producten met bijbehorende documentatie, via mediakits of via de webwinkels apsitdiensten.nl; 
• het plaatsen van de licenties in de tenant van een instelling; 
• het verstrekken van toegangssleutels; 
• het zo mogelijk ter beschikking stellen van proeflicenties inclusief toegangssleutels; 
• het factureren van de afgenomen producten dan wel het voorafgaand aan de distributie verzorgen van een incasso op basis van de in de bemiddelingsovereenkomst opgenomen voorwaarden en het afdragen van deze betalingen aan aanbieder; 
• het verstrekken van kortingen aan een instelling; 
• het daadwerkelijk verzorgen van de licentie-administratie (compliance) ten behoeve van een instelling als onderdeel van de plicht van APS IT-diensten op basis van de bemiddelingsovereenkomst; 
• het reguleren van trainingen met eventuele bijbehorende kwalificatie-eisen. 

Contractbeheer 

• archiveren van licentie-overeenkomsten voor producten dan wel bestellingen voor producten; 
• digitale licentie-administratie door een instelling via apsitdiensten.nl; 
• financiële afhandeling bestelde en afgeleverde producten en de daarbij horende licentie-overeenkomsten; 
• online rapportage aan een instelling van de aantallen in gebruik zijnde licenties voor software en content door een instelling via apsitdiensten.nl; 
• online rapportage aan een aanbieder van de aantallen in gebruik zijnde licenties voor software en content door een instelling via apsitdiensten.nl; 
• wijzigingen in de verwerkersovereenkomst voor software en content door aanbieder monitoren, bespreken en inzichtelijk maken voor een instelling; 
• in overleg met aanbieder wijzigingen in AVG in de bemiddelingsovereenkomst en de verwerkersovereenkomst doorvoeren en inzichtelijk maken voor een instelling.  

Contact

Servicedesk APS IT-diensten via 030 - 285 68 70 en via e-mail. 

Bijlage D: tariefmodel 

APS IT-diensten factureert digitaal de vergoeding voor dienstverlening voor een deel van de contracten, in de vorm van servicekosten. Deze servicekosten worden berekend als een percentage over de verschuldigde (licentie)kosten, veelal onder aangeven van een een maximum per transactie. 

De servicekosten kunnen per (licentie)overeenkomst variëren en APS IT-diensten heeft het recht de hoogte ervan jaarlijks aan te passen. Waar gewenst zijn de servicekosten voor een instelling ook op te vragen bij de Servicedesk van APS IT-diensten.