Hoe AvePoint Ronduit Onderwijs en de ISOB beschermt tegen ransomware

Waarom een back-upoplossing?

Ronduit Onderwijs en de ISOB maakten voorheen gebruik van gegevensherstel via Microsoft 365, maar onder andere vanwege het normenkader IBP was er behoefte aan een veiligere back-upoplossing. Josephine: "We zijn al een tijd goed bezig met het normenkader en het verbeteren van onze beveiliging. Helaas kost een back-upoplossing veel geld en daar zijn schoolbesturen vaak niet op ingericht. We hebben daarom een projectvoorstel geschreven over de verantwoordelijkheid van besturen rondom back-up en wat er kan gebeuren met de bedrijfscontinuïteit als je deze verantwoordelijkheid niet neemt. Toen konden de bestuurders eigenlijk geen nee meer zeggen.’’

Waarom de keuze voor AvePoint?

Als Hoofd ICT ging Josephine met haar team actief op zoek naar een oplossing. ‘’Via APS IT-diensten onderzochten we drie partijen, AvePoint was daar een van. Schooladviseur Charles Hunfeld gaf aan dat AvePoint recent was toegevoegd aan het aanbod en vroeg of wij wilden deelnemen aan de pilot. De verwerkersovereenkomst werd gecheckt en daarna konden we starten.’’

De pilot was succesvol; momenteel worden de SharePoint-, Outlook- en Teams-omgevingen bij Ronduit Onderwijs en de ISOB geback-upt via AvePoint. Josephine is erg te spreken over de volledigheid van de back-up. Zo is AvePoint een van de weinige oplossingen die ook de Teams-chats meeneemt. Daarnaast is het mogelijk om de Entra ID-instellingen te back-uppen, maar daar maken de stichtingen geen gebruik van. Josephine: ‘’Het liefst willen we dat wel, want wat als al je beveiligingsgroepen ineens weg zijn? Maar dit weegt voor ons niet op tegen de kosten. We hebben gelukkig goede schermafdrukken om de instellingen te herstellen bij eventuele problemen. Data kun je daarentegen niet opnieuw maken..."

Wat zijn de ervaringen tot nu toe?

Volgens Josephine is AvePoint een gebruiksvriendelijke back-up die doet wat het moet doen. ‘’Meer eisen hebben we eigenlijk niet. Als er een document moet worden hersteld, gaat dat via het ticketsysteem. Zelf ben ik niet technisch onderlegd, maar ook ik kan het document gemakkelijk vinden en terugplaatsen.’’ Een aandachtspunt voor de toekomst is dat er een beter beleid op de back-up moet komen. ’’We moeten een goede cyclus opzetten, bijvoorbeeld door het retentiebeleid aan het normenkader te toetsen en deze gerichter in te stellen. Onze vaste contactpersoon bij AvePoint zal daarover met ons meedenken.’’

Wat heeft AvePoint opgeleverd?

Josephine: "Het geeft een fijn gevoel dat er altijd een plek is waar onze data veilig is, in het geval van een ransomware-aanval. Microsoft voldeed daar niet meer aan. Met AvePoint hebben we een goedgekeurde verwerkersovereenkomst en voldoen we aan alle veiligheidsnormen. Ook onze accountant is er blij mee.’’ Gelukkig hebben de stichtingen nog geen belangrijke data moeten herstellen. Maar Josephine zegt altijd: ‘’Het is niet een kwestie of het gaat gebeuren, maar wanneer het gaat gebeuren. Dan ben je liever goed voorbereid!’’