Meer overzicht met de handige hulpmiddelen van Microsoft

Alle taken van een leerkracht

Anderen denken vast vaak dat je als leerkracht vooral lesgeeft. Maar niks is minder waar. Want wat dacht je van werkzaamheden zoals: rapporten en verslagen maken, vieringen voorbereiden, vergaderen met de werkgroep, vragen van ouders beantwoorden, cadeautje voor collega halen, weektaak uitvoeren en creamiddag voorbereiden?

Al deze taken staan vast op veel verschillende plekken opgeslagen. In een agenda, mail, chat of document. Of op papieren post-its, notitieboekjes en losse kladjes. Daarbij is de ene taak enkel voor jezelf, maar werk je voor de andere samen met collega’s. Hoe houd je het dan allemaal nog bij?

Discipline? Dat ligt vast ergens op mijn bureau…

Ik was niet bepaald het voorbeeld van een georganiseerde werker. Sterker nog: ik verzoop in het werk. En dat leidde tot een gevoel van druk waar ik geen grip op kon krijgen. Ik ben enthousiast en wil graag van alles doen, maar tot efficiënt werken kwam het niet echt. Zo had ik altijd enorm het gevoel dat iets nooit ‘af’ was, maar tegelijkertijd had ik geen idee wát er dan niet af was. Ook ben ik vergeetachtig en snel afgeleid, wat ervoor zorgde dat ik vaak tot 4 uur ‘s nachts buffelde. Daar kom je misschien een tijdje mee weg, maar op een gegeven moment wordt zoiets een onhoudbare situatie. Gelukkig greep ik op tijd in en zocht ik naar hulpmiddelen.

“Je zou eigenlijk een secretaresse moeten hebben”

Mijn toenmalige directeur had begrip voor mijn strijd, maar helaas niet voldoende budget om iedere collega een secretaresse te geven. Er moest een andere oplossing komen. En gelukkig vond ik die aanvulling in techniek. Dat bestaat tenslotte om het leven eenvoudiger te maken, op vele manieren!

Ik verdiepte me in de Microsoft werkomgeving, waar ik altijd al affiniteit mee had. Kon ik hier niet iets mee? Zo kwam ik op de takenmodule van Outlook uit, die tegenwoordig ook goed samenwerkt met Microsoft To Do.

Veel meer dan een brievenbus

Het kwartje viel toen bij mij: zolang je de Postvak IN van Outlook gebruikt als opslag voor alle binnenkomende mails (ja; submapjes vallen daaronder), ga je dat overzicht niet bereiken. Ook niet als je rode vlaggetjes plaatst. Je laat binnengekomen post thuis ook niet in je brievenbus zitten, toch?

Nee, je moet een bepaalde mindset creëren waarbij je binnenkomende items direct sorteert en wegzet op de plek waar je het later terug wilt vinden. En dat hoeft niet per se een opslaglocatie of mapje te zijn. Het kan ook heel goed een moment in de tijd zijn, bijvoorbeeld een item in Microsoft To Do. Als je op het moment van ontvangst de juiste beslissing neemt, behoud je het overzicht. Die beslissing gaat dus niet over de inhoud van de taak, maar over tijd en planning. Daar zit de discipline. Pas wanneer de taak relevant wordt (als je er tijd voor hebt), vind je het gemakkelijk weer terug. En daar zit dus de winst! Zo creëer je overzicht en structuur.

Voor deze ‘tactiek’ gebruik je dus meer dan alleen de mailbox. Je hebt ook Microsoft To Do nodig. En ook een beetje kennis van je eigen werkvoorkeuren en achtergrondkennis over tijd- en taakmanagement.

Let op: To Do verschilt van een (Outlook) agenda. De agenda is je planning en in To Do staat wat je precies van plan bent. Je kunt ze overigens wel leuk naast elkaar leggen.

Samenwerken doe je niet alleen

Overleg eens met je collega’s in plaats van over wat er wanneer af moet zijn, over hoe je samenwerkt. Op welke manier kun je elkaar makkelijk vinden en zit niet iedereen op een eigen eilandje? Het komt nu vaak voor dat iedere collega een eigen uitdraai van de actielijst heeft. Maar is het niet praktischer om een gedeeld planbord in Microsoft Planner te gebruiken waarbij iedereen live het groepsproces, einddoel én de individuele taken kan inzien?

Ik weet het antwoord inmiddels wel. Het is natuurlijk wel makkelijk gezegd dan gedaan. Toch raad ik aan om samen de voor- en nadelen inzichtelijk te maken. En probeer het gewoon is uit!

Maar dan heb je toch meerdere applicaties waar alles in staat?

Gelukkig valt dat mee. Het overzicht van Microsoft To Do haal je namelijk ook op in Microsoft Planner, en andersom. Zo creëer je één online overzicht van alle (persoonlijke én gedeelde) taken die je kunt inzien op je laptop en mobiele apparaat. Hiermee kun je ook inschatten hoeveel tijd je daarvoor nodig denkt te hebben. En dat leg je weer naast je agenda. Zo houd je grip op je taken en kun je vroegtijdig signaleren dat iets wel of niet gaat lukken.

Deze manier van werken houd je fris en fruitig, zorgeloos en optimistisch. Een beetje werkdruk is niet verkeerd, als je er maar geen last van krijgt…