ICT’er in het onderwijs over overstappen naar de Cloud

De Zonnebloemschool is een christelijke onderwijsinstelling voor gespecialiseerd onderwijs in de regio Emmeloord. De school telt vijf locaties waar wordt lesgegeven aan leerlingen tussen de vier en twintig jaar oud. Er zijn 76 fte, verdeeld over 106 medewerkers, werkzaam voor De Zonnebloemschool.

De onderwijsinstelling biedt gespecialiseerd onderwijs aan kinderen met een verstandelijke, psychiatrische, sociaal-emotionele of lichamelijke uitdaging. Elke leerling krijgt op de Zonnebloemschool de kans om zijn of haar eigen talenten zo volledig mogelijk te ontplooien.

De Zonnebloemschool wilde in het schooljaar 2018-2019 overstappen op de cloud. “Aangezien onze servers verouderden, wilden we structureel vooruitdenken: wat doen we als ze plots niet meer werken? Uitzoeken wat de cloud voor ons zou betekenen was mijn missie voor dat schooljaar. Ik maakte kennis met de cloud door een driedaagse Microsoft 365-cursus,” aldus Maaike Kieft, adjunct-directeur en ICT-verantwoordelijke bij De Zonnebloemschool.

Cloudmigratie

Maaike Kieft was door de cursus overtuigd en wilde migreren naar de cloud. Ook omdat de licenties altijd worden aangekocht bij APS IT-diensten, was de keuze snel gemaakt. “Tijdens het voorbereidend traject hebben we samen met APS IT-diensten gekeken waar wij als organisatie behoefte aan hadden. Zo was het bijvoorbeeld meteen duidelijk dat we verder wilden met Microsoft, zodat we niet aan de slag moesten met nieuwe onbekende programma’s.”

De migratie vond plaats in de laatste week van de zomervakantie. Zo startte het nieuwe schooljaar met een gloednieuw systeem. Kieft: “Het nieuwe schooljaar begon met een algemene cursusdag die verzorgd werd door APS IT-diensten. Op die manier wilden we onze medewerkers door het nieuwe proces loodsen. Als er later in het schooljaar vragen waren of er dook een probleem op, kon ik altijd bij APS IT-diensten terecht.”

Mappen en bestanden

Niet alleen de migratie naar de cloud kostte veel tijd. Bepalen welke documenten al dan niet werden overgedragen, was ook best intensief. “Door de jaren heen verzamel je heel wat bestanden. We hebben niet alles meegenomen, maar we hebben ook niets weggegooid. Sommige leerkrachten maken nog graag gebruik van oudere bestanden. We hebben een back-up gemaakt op een externe schijf, zodat het geheugen van de cloud niet meteen vol liep met hele oude bestanden.”

Daarnaast werd er ook een reorganisatie doorgevoerd in de mappenopbouw in SharePoint. Kieft: “Zevenentwintig verschillende submappen en zes keer doorklikken: het behoorde direct tot de verleden tijd. Deze reorganisatie zorgde in het begin voor wat onrust bij sommige collega’s, maar uiteindelijk raakten ook zij snel gewend aan de nieuwe opstelling.”

Net op tijd

De cloud was volledig geïnstalleerd vóór de coronacrisis. Kieft: “Ik ben heel blij dat we tijdens de pandemie niet meer afhankelijk waren van onze servers. Tijdens de eerste lockdown zijn we eenvoudig overgestapt op Microsoft Teams. Coronacrisis of niet, het delen van documenten gaat nu veel efficiënter dankzij de cloud. We bepalen nu zelf wie toegang heeft tot welke documenten. Dat bespaart een hoop mailtjes en bijlagen.”

In de toekomst wil Kieft verder innoveren op het gebied van ICT. “We willen collega’s enthousiasmeren om meer toepassingen te integreren in hun lessen. Sinds 1 januari krijgen we hulp van een IT-vaardige docent. Eén ochtend per week maakt ze andere collega’s warm om in de klas aan de slag te gaan met de nieuwste technologische snufjes. Ikzelf verdiep me momenteel in Adobe. Dit doe ik ook via APS-IT diensten.”