ICT'er in het onderwijs over Ekco

NoorderBasis is een vereniging van 33 basisscholen in de provincies Friesland, Groningen en Drenthe. De vereniging verzorgt gereformeerd onderwijs voor zo’n 4.000 leerlingen op scholen van uiteenlopende groottes.

Back-ups onmisbare maatregel

Anno 2021 past NoorderBasis op voor digitale gevaren, zoals cybercriminaliteit. Een aanval met ransomware bijvoorbeeld, kan de bedrijfsvoering van elke organisatie platleggen. “We maken ons geen illusies dat het basisonderwijs buiten schot blijft,” zegt Hette Feenstra, projectleider ICT bij NoorderBasis. Het regelmatig maken van back-ups en verloren gegane bestanden snel terug kunnen halen wanneer de situatie daarom vraagt is essentieel, stelt hij. “Vorige maand was een medewerker na een phishing-aanval alle mails kwijt. Met onze nieuwe back-up oplossing in de cloud waren ze snel teruggezet.”

De zoektocht naar een nieuwe oplossing begon voor NoorderBasis in 2019, toen besloten werd om meer achter de schermen november 2021 17 ICT-taken in eigen hand te nemen. “Wij merkten dat we voor verschillende beheertaken eigenlijk geen externe partij meer nodig hadden. Office 365 regelden we zelf al, evenals ons wifibeheer. Wat onze leverancier eigenlijk alleen nog deed was het maken van back-ups en het beheer van het netwerk.” De overgang naar een nieuwe SharePoint-oplossing, maar ook de uitbraak van corona in het voorjaar van 2020, bracht het proces in een stroomversnelling. “Het werd meteen duidelijk dat we iets moesten doen met onze ICT. We kregen de handen snel op elkaar om met Microsoft Teams te gaan werken en meer online te gaan doen.”

Op zoek naar een nieuwe oplossing

Een van de consequenties van het afscheid nemen van de beheerpartij was dat NoorderBasis zelf op zoek moest naar een geschikte back-up oplossing. Een van de belangrijkste afwegingen betrof de keuze tussen het maken van on-premise back-ups, of in de cloud. “Als je het in eigen huis doet, zit je nog steeds met de nodige beheertaken. En als je het in de cloud doet betaal je weliswaar abonnementsgeld, maar ben je ook van veel gedoe af.” De onderwijsvereniging koos voor de tweede optie. In de zoektocht naar het juiste product wees de ICT-leverancier die hielp met de migratie Feenstra en zijn collega’s op Ekco, een Nederlandse partij die cloud back-up ‘as a service’ aanbiedt.

In de onderwijswereld is Ekco nog een vrij onbekende naam, maar in de zakelijke markt is de leverancier al ruim een decennium actief. “Wat ons aansprak is dat ze gewoon Nederlands zijn, dan weet je dat je voor het naleven van de AVG helemaal goed zit. De software is weliswaar een Amerikaans product, maar zij kopen het in en zetten het helemaal naar hun hand met onder meer een duidelijke portal. Ook de goede Nederlandstalige helpdesk is een duidelijke meerwaarde. Daarbij luistert Ekco naar onze adviezen en ervaringen. Op verschillende gebieden, zoals de kosten, het licentiemodel en de instellingen per gebruiker, is een aantal keer echt met ons meegedacht.”

Migratie verliep vlekkeloos

Op het moment dat NoorderBasis op het pad van Ekco kwam, was de ICT-dienstverlener zich juist aan het oriënteren op het basisonderwijs als afzetmarkt. “Zij hadden net een traject afgerond met SLBdiensten, voor het leveren van back-up oplossingen voor het voortgezet onderwijs. Na ons contact hebben ze gekeken of het mogelijk was om ook iets met ons op te starten.” Een van de zaken die voor Feenstra en zijn collega’s belangrijk was, betrof de audit trail. “Het is fijn dat je als beheerder wordt gevolgd bij het inzien van een back-up van een individuele gebruiker. Omdat we ook scherp letten op de AVG, weet Ekco wat zij moeten prioriteren.”

De migratie naar de nieuwe back-up omgeving verliep vlekkeloos. “Het koppelen aan Office 365 met de juiste instellingen kostte hooguit 40 minuten. Daarna duurde het met ongeveer 5,4 terabyte aan opgeslagen bestanden ongeveer twee tot drie dagen voordat we alle back-ups gemaakt hadden. Dat was eenmalig, bij elk nieuw back-up moment worden alleen de wijzigingen nog opgeslagen.” De leverancier kan zelf niet meekijken met wat NoorderBasis op haar servers opslaat. “We kunnen hen leesrechten geven als het nodig is, maar standaard staat het uit. Vanuit het oogpunt van privacy ben ik daar heel tevreden over. We kunnen altijd nog leesrechten verlenen als het nodig is. In zo’n geval betalen we overigens ook geen extra kosten. In de servicekosten is de ondersteuning dan inbegrepen.”

Direct al nodig

Het gebruik van de oplossing zelf is volgens Feenstra kinderlijk eenvoudig. “Vooral dat je tot op het niveau van individuele mails data terug kunt halen, daar ben ik heel content mee.” Sinds juni is de cloudomgeving in de lucht en de organisatie is daarmee klaar voor het nieuwe schooljaar. Medewerkers kunnen nu voor het eerst volledig in de cloud werken én daar hun back-ups draaien. Inmiddels is de back-up zelfs al één keer van waarde gebleken. “Net voor de vakantie werd een medewerker van NoorderBasis het slachtoffer van een phishingmail, waardoor de volledige mailomgeving van die collega werd gewist. Dat hebben we meteen terug kunnen zetten.” Kortom, met de nieuwe mailoplossing is er een noodmaatregel waarop NoorderBasis met een gerust hart kan terugvallen.

Is Ekco iets voor jullie?

Benieuwd of Ekco ook past bij jullie school of stichting? Neem dan vooral een kijkje in de webwinkel. Daar vind je meer informatie over deze back-upoplossing.