ICT'er in het onderwijs over de Microsoft 365 APK

Lucas Onderwijs is een onderwijsstichting voor bijzonder en regulier primair en voortgezet onderwijs in de regio Den Haag en Zandvoort. Op de 24 middelbare scholen en 56 basisscholen van de stichting wordt lesgegeven aan 30.000 leerlingen. Er zijn ongeveer 4.500 medewerkers werkzaam voor Lucas Onderwijs.

De Office 365-omgeving van de stichting wordt beheerd door een externe partij. Steeds meer mensen zijn daardoor werkzaam binnen de Office 365-omgeving van Lucas Onderwijs. “Iedereen is erin bezig, maar van de duizenden instellingen hoeft er eentje niet goed te staan en je loopt al een risico”, aldus Manfred Jansen, accountmanager binnen Lucas Onderwijs.

Vanuit de cloud

Onderwijsinstellingen zijn daarnaast steeds vaker het doelwit van cybercriminelen. “We willen volledig naar de cloud en afscheid nemen van onze eigen datacenters. Dat is immers niet onze core business, we vervullen liever een regierol. Maar ook daar zijn risico’s aan verbonden: welke kennis moeten we dan nog in huis hebben?” Dit alles vormde de aanleiding om APS IT-diensten in te schakelen voor een Office 365 APK.

Naast APS IT-diensten waren ook de beheerpartij en een aantal medewerkers van de informatieafdeling van Lucas Onderwijs aanwezig bij de APK. “Stapsgewijs is Maurits Knoppert van APS IT-diensten door onze Office-omgeving gelopen. Hoe zit het bijvoorbeeld met de e-mailinstellingen en de spamfilters? Hoe staat Teams ingesteld? En zijn de licenties goed ingedeeld?”

Laaghangend fruit

Teams is nu zo ingesteld dat de teambeheerder een melding krijgt wanneer het team een jaar lang inactief is. “Zo zijn er wel meer dingen direct ter plekke aangepakt, zoals de spamfilters. Ook hebben we voor onze beheerders meteen de tweefactorauthenticatie aangezet.” Het laaghangend fruit werd dus al gedurende de Office 365 APK geplukt.

Na afloop van de APK  ontving Manfred Jansen een rapport, waarin staat omschreven welke zaken zijn doorlopen. Jansen: “Op die manier konden we het later nog eens teruglezen en zien welke aandachtspunten de APK heeft blootgelegd.” Wat er bijvoorbeeld ook naar voren kwam, was het grote aantal administrators in Teams. “Dat waren dertig mensen die álle rechten hadden. Dat aantal moest worden teruggebracht.”

Kennisniveau

De eigen Office 365-omgeving werd dus eens kritisch doorlopen, maar het traject leverde Lucas Onderwijs nog meer op. “Door de APK hebben we een duidelijker beeld van de onderwerpen waar intern voldoende en onvoldoende kennis over aanwezig is.” Dankbare inzichten die ook helpen bij het vinden van de juiste technische beheerder voor het voortgezet onderwijs-gedeelte van Lucas Onderwijs.

Jansen: “Mede dankzij de Office 365 APK weten we nu beter wat deze toekomstige beheerpartij mee moet nemen.” Zo levert de Office 365 APK van APS IT-diensten Lucas Onderwijs méér op dan alleen praktische verbeter- en aandachtspunten.