Nieuwe medewerker in dienst: een uniforme werkwijze

Het indiensttredingsproces wil je natuurlijk zo efficiënt mogelijk laten verlopen, omdat er vaak veel collega’s bij betrokken zijn. Al helemaal wanneer je voor een stichting met meerdere scholen werkt. De school levert gegevens aan, de HR-afdeling zet deze informatie in systemen zoals AFAS en de ICT-afdeling regelt de laptop. Iedereen is van elkaar afhankelijk en heeft op tijd complete informatie nodig.

Meer structuur en complete informatie

Zou het niet fijn zijn om dit uitgebreide proces soepeler te laten verlopen? Dat kan met behulp van het Power Automate (Microsoft 365). Tijdens het webinar over Power Platform lieten we zien hoe je met Power Automate processen digitaliseert en vereenvoudigt. Daarbij vroegen we scholen, besturen of andere organisaties die al een proces hebben geautomatiseerd, om hun verhaal met ons te delen. Hans Spiele, consultant Microsoft 365 bij Heutink ICT, reageerde op deze oproep en vertelde ons hoe je een indiensttredingsproces automatiseert met Power Automate.

Voorbeeld van een efficiënte indiensttreding

Hans: ‘’In dit voorbeeld gaan we uit van een stichting met meerdere scholen. De directeuren van deze scholen zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van informatie wanneer er een nieuwe medewerker in dienst treedt.’’

1. De directeur heeft de nieuwe medewerker aangenomen en vult een Forms formulier in. Hierin staan vragen over onder andere de functie, contractduur, loonafspraken en datum van indiensttreding. Alle vragen zijn verplicht, dus de directeur is direct genoodzaakt om complete informatie aan te leveren.
2. Het formulier wordt ingediend. De HR-afdeling ontvangt automatisch een mailtje met een kort overzicht van de gegevens en de vraag of zij de nieuwe medewerker wil accorderen.
3. Na akkoord, krijgt de bestuurder van de stichting een formeel mailtje. Zo weten bestuursleden ook dat er een nieuwe medewerker in dienst komt.
4. Ook het hoofd ICT ziet een bericht verschijnen met informatie die nodig is voor bijvoorbeeld het regelen van een laptop.
5. Daarbij verschijnt de nieuwe medewerker in een SharePoint lijst. Hier zijn alle gegevens terug te vinden en vind je ook de status van de indiensttreding: wie hebben er akkoord gegeven?

Hans: ‘’In dit voorbeeld zijn via Power Automate meerdere applicaties aan elkaar gekoppeld: Forms, Exchange en SharePoint(lijsten). Ook Teams is gebruikt, want daar kunnen alle directeuren binnen de stichting het Forms formulier vinden. En hier kunnen we nog veel verder in gaan. Denk aan een koppeling met het HR- of leerlingadministratiesysteem.''

Een geautomatiseerde indiensttreding heeft veel voordelen. Collega’s ontvangen in één keer complete informatie en kunnen sneller schakelen. Zo hoeven zij niet heen en weer te mailen, en dat is juist iets wat het proces vaak vertraagt. Hans ziet ook dat er meer structuur en consistentie bij scholen: ‘’In plaats van dat iedereen informatie op een eigen manier aanlevert (via de mail, via Excel of via de telefoon), staan alle gegevens nu in precies hetzelfde formulier.’’ Ook krijgt de nieuwe medewerker een positieve indruk van de organisatie wanneer alles op de eerste werkdag goed geregeld is.

Naast het genoemde voorbeeld, zijn er nog veel meer processen die je kunt automatiseren. Hans: ‘’Denk aan een proces waarbij de nieuwe medewerker automatisch een VOG ondertekent. Of begin al bij de sollicitatieprocedure. Je kiest zelf hoe uitgebreid je het wilt maken.’’ Ook los van het indiensttredingsproces zijn er mogelijkheden. Bijvoorbeeld een uniforme manier om datalekken te melden of om hardware bij scholen te inventariseren.

Power Automate: lastig om mee te werken?

Hans geeft aan dat Power Automate een fijne applicatie is. ‘’Je moet er wel even induiken. Het is handig om met een bestaand voorbeeld of standaard sjablonen te werken, die je dan zelf kunt invullen.’’ Dit kan lastig zijn, al helemaal wanneer je bijvoorbeeld een eigen huisstijl wilt toevoegen. Of als het proces dat je wilt automatiseren complexer of uitgebreider is. We raden je daarom aan om eventueel ondersteuning te zoeken. ‘’Maar als het eenmaal staat, staat het en is het zeker te doen’’, aldus Hans.

Zelf aan de slag!

Wil jij het indiensttredingsproces binnen jouw school of stichting ook efficiënter maken? Of ga je liever met iets anders aan de slag? Laat het ons vooral weten in dit formulier. Wij helpen je graag met het vinden van een oplossing voor je specifieke vraagstuk. Daarbij bieden onze consultants of Hans Spiele van Heutink ICT graag ondersteuning bij het automatiseren van werkprocessen.