ICT'er in het onderwijs over Acronis back-up

Waarom overwogen jullie een back-upoplossing?

''Alle data staat bij ons opgeslagen in de Microsoft 365-omgeving. Data opslaan in de cloud klinkt misschien veilig, maar eigenlijk ook heel onbereikbaar. Je hebt weinig eigenaarschap over je data. Wat als er gegevens verloren gaan door een ransomware-aanval of een fout bij de derde partij? Dan ben je voor de continuïteit van je onderwijs afhankelijk van die partij.

Ook heeft de Microsoft 365-omgeving een beperkte prullenbak- en terugzetfunctie. Accounts kun je bijvoorbeeld tot maximaal 30 dagen terugzetten na verwijdering, en bestanden in SharePoint tot 90 dagen. Dus een verwijderd bestand is na 90 dagen ook écht weg. Dit kan mogelijk problemen veroorzaken.

Hoe kwamen jullie bij de keuze voor Acronis?

We kwamen erachter dat er best een prijskaartje hangt aan het opslaan van data in eigen beheer. Zo hadden we een potentiële back-upoplossing op het oog, maar bleek deze toch erg duur. Consultant Maurits en schooladviseur Charles stelden toen Acronis aan ons voor: een meer betaalbare (en AVG-compliant) oplossing. Omdat we vertrouwen op de ervaringen van APS IT-diensten, zijn we hiervoor gegaan. Via deze oplossing back-uppen we nu de SharePoint-omgeving, mailboxen en OneDrive van medewerkers.

Hoe verliep de implementatie?

Maurits heeft de oplossing bij ons geïmplementeerd en dat ging fantastisch! Hij nam ons uitgebreid mee in de stappen en gaf goed advies. Ook nu ondersteunt hij ons nog via de strippenkaart van APS IT-diensten. We zijn blij met zijn expertise en vertrouwen hem; dat is niet geheel onbelangrijk wanneer het gaat om dataveiligheid.

En hoe zit het met de gebruiksvriendelijkheid van Acronis?

Het systeem werkt niet heel vlug. Dat kan komen doordat je in veel, en ook oude, datasets werkt. Het navigeren in Acronis verloopt dus anders dan je gewend bent in je eigen mappenstructuur. Maar het systeem doet wat het moet doen.

Hebben jullie al eens een restore moeten uitvoeren?

Gelukkig nog geen volledige restore van een SharePoint-omgeving. We hebben wel een keer meegemaakt dat een medewerker de verwijderde items in de mailbox had weggegooid, terwijl hier belangrijke gegevens in stonden. Via Acronis konden we deze mailbox snel herstellen. Ook heeft Maurits een keer een restore bij een van onze scholen moeten uitvoeren. Een medewerker kwam terug na lange afwezigheid vanwege ziekte, waardoor de 90 dagen van Microsoft waren gepasseerd. Gelukkig kon Maurits via Acronis de data weer terugzetten.

Wat heeft Acronis voor jullie opgeleverd?

Vooral veel rust en vertrouwen, als we kijken naar de uitdagingen van deze tijd met betrekking tot cybersecurity. Een ransomware-aanval is bijna kinderlijk eenvoudig: een hacker plaatst bijvoorbeeld cryptosoftware op een systeem of apparaat die toegang heeft tot data en kan deze data direct versleutelen. Met alle gevolgen van dien… Het goed wapenen tegen dit soort aanvallen blijft lastig, maar een back-up geeft ons nu wel de veiligheid dat de data altijd toegankelijk blijft.

Wat wil je andere scholen meegeven?

Ik hoor vaak dat ICT-coördinatoren of technisch verantwoordelijken denken: de cloud is onfeilbaar. Misschien is dat ook zo, maar er wordt vaak vergeten dat het eigenaarschap van de data bij een andere partij ligt. Daarom denk ik dat het begint met een stukje bewustwording: waar staat je data? Het is belangrijk om hierbij stil te staan en op basis daarvan te kiezen of je de data wilt back-uppen bij een externe partij.

In ons geval was een back-upoplossing noodzakelijk. Bij de keuze voor Acronis hebben wij veel gehad aan het advies van APS IT-diensten. We hebben (gelukkig!) nog niet ervaren hoe het is om met Acronis een volledige restore uit te voeren. Maar qua prijs-kwaliteitsverhouding zijn wij tevreden met de oplossing. En het is vooral het stukje zekerheid die je koopt: een gerust gevoel over de dataveiligheid van de stichting.''

Door Jelle Bos, stafmedewerker ICT bij Stichting Veldvest

Tip: lees ook de ervaringen van Praktijkschool De Bolster met Acronis.