Automatiseer processen: efficiënt werken in het onderwijs
29 september 2022
De kracht van Power Automate: tijdwinst en een hoger veiligheidsniveau
Bij scholengroep IJsselgraaf en kinderopvang Spelenderwijs zijn meer dan 400 personeelsleden dagelijks aan de slag voor 3.000 leerlingen. Een organisatie van die omvang heeft per definitie te maken met vele processen, bijvoorbeeld voor het ondertekenen van documenten of regelen van toestemming.
Voor het inrichten van die processen kozen informatiemanager ICT / IBP Rudolf van den Bogaert en systeembeheerder Bas Kleinreesink voor de Microsoft-oplossing Power Automate. “Bijkomend voordeel is dat we nu ook proactief kunnen handelen als er een proces niet goed loopt”, vertelt Bas enthousiast.
Bas Kleinreesink leerde Rudolf van den Bogaert kennen toen hij stage liep bij IJsselgraaf tijdens zijn studie ICT. Inmiddels zijn ze samen verantwoordelijk voor de ICT en informatiebeveiliging en privacy (IBP) van Scholengroep IJsselgraaf en kinderopvang Spelenderwijs. Een taak die ze prima afgaat. Rudolf: “Het lijkt een cliché, maar in ons geval is 1+1 écht 3. We vullen elkaar goed aan. Ik heb 17 jaar voor de klas gestaan en weet dus hoe ICT een bijdrage kan leveren aan het onderwijs en Bas is heel goed in het inrichten van processen. Samen zijn we continu bezig aan het effectief én creatief inzetten van ICT. Ik kom vaak met een plan, en dan is het aan Bas om te kijken of dat kan en hoe dat kan. Dat is soms best een puzzel. Ik wilde bijvoorbeeld heel graag aan de slag met Intune maar Bas hield dat lange tijd tegen. Bas: “Dat klopt, aanvankelijk vond ik Intune nog niet geschikt voor wat wij wilden. Maar dat veranderde snel, en toen ben ik inderdaad overstag gegaan. Nu werken we er graag mee.”
Logische combinatie
De combinatie tussen Power Automate en Intune was een logische vervolgstap. Met Power Automate kunnen tijdrovende administratieve handelingen automatisch worden uitgevoerd. Door werkstromen te automatiseren blijft er tijd over voor andere taken. Rudolf: “Power Automate is bijvoorbeeld ideaal voor het verwerken van mutaties in het personeelsbestand. Dit is een kwetsbaar proces en moet goed uitgevoerd worden. Als iemand uit dienst is moeten de rechten van die persoon worden ingetrokken om te voorkomen dat iemand nog in het systeem kan. Als dit handmatig gebeurt is de kans op fouten groter. Bovendien is het tijdrovend en een klus waar niemand plezier aan beleeft. Ook voor de IBP is Power Automate handig. Je ziet direct welke medewerker waar toestemming voor heeft gegeven. Als je bijvoorbeeld de schoolgids samenstelt, zie je dus meteen welke foto’s we wel en welke foto’s we niet mogen gebruiken.”
De zwakste schakel opsporen
Voor Bas is Power Automate een fijne manier om het beheer van alle devices te stroomlijnen. Bas: “We zijn een grote organisatie en het kwam regelmatig voor dat iemand in het voorbijgaan een laptop bij mij afleverde, omdat er iets mee was. Dat ging vaak even snel tussendoor. Vervolgens had ik geen idee meer van wie welke laptop was en wat het probleem is. Via Power Automate zie ik precies van wie het device is en welke problemen er mogelijk spelen. Rudolf: “Ook de updates van wachtwoorden en veiligheidsupdates worden geautomatiseerd via Power Automate. Zo voorkom je dat er een zwakke schakel ontstaat. Als er een device of systeem een probleem heeft, zien we direct wat er speelt en waar. Dat is belangrijk voor de veiligheid, want je bent voor de beveiliging afhankelijk van de zwakste schakel in een systeem.”
Kwaliteit van beheer
Als systeembeheerder is Bas sowieso snel enthousiast voor alles wat geautomatiseerd kan worden. Maar Power Automate heeft voor hem echt meerwaarde. “De kwaliteit van het laptopbeheer is er echt op vooruitgegaan. Je voorkomt ook boze mails met help mijn computer doet het niet meer. Wij krijgen automatisch een seintje als processen anders lopen dan zou moeten en kunnen dus proactief handelen.”
Hoewel het inrichten van de omgeving wat tijd kostte omdat er moest worden gecategoriseerd, willen Bas en Rudolf niet meer terug naar handmatige invoer: “We hebben niet alleen tijd gewonnen uiteindelijk, maar kunnen ook een hoger veiligheidsniveau garanderen.”
Meer tijd voor primaire taken
De medewerkers zien inmiddels ook de voordelen van Power Automate. Al moesten ze wel even wennen aan bijvoorbeeld documenten in een bijlage die automatisch werden opgeslagen. Rudolf: “We hebben alle tijd genomen om uit te leggen hoe alles werkt en wat de voordelen zijn. Aanvankelijk waren medewerkers bang om de grip op hun administratie kwijt te raken maar inmiddels zien ze wat de voordelen zijn. Door taken te automatiseren zijn ze minder tijd kwijt aan administratieve handelingen en houden ze meer tijd over voor hun primaire taken.”
Onwetende leerlingen
De tijd dat ICT werd gezien als een noodzakelijk kwaad is gelukkig sowieso voorbij. Dat komt ook voort uit de ervaring met thuisonderwijs. Rudolf: “We hebben toen ervaren hoe ICT kan zorgen voor nabijheid. Medewerkers gingen ICT meer op waarde schatten en zelfs leuk vinden! Ook zag ik hoe de digitale geletterdheid razendsnel toenam. De gemiddelde medewerker is echt wel vaardig in de cloud, al denken ze van niet. Bij leerlingen werkt het precies andersom. Die overschatten zichzelf nogal eens. Ik geef ook regelmatig les over digitale veiligheid. Zo ben ik toch nog een beetje leerkracht, en dan verbaas ik me erover hoe onwetend leerlingen soms zijn als het gaat om hun veiligheid.”
