Persoonlijke ontwikkelplannen digitaliseren en ondertekenen

Een goede les, zoals er wel meer goede lessen te trekken waren uit het traject. Henk: “Dingen die voor mij en mijn collega’s heel vanzelfsprekend zijn, zijn dat voor veel van de ouders van onze leerlingen niet.”

Veel ouders hebben geen computer thuis, en als die er wel is, is het besturingssysteem vaak verouderd. Een grote groep ouders gebruikt alleen hun mobiele telefoon, wat niet ideaal is voor het lezen en ondertekenen van documenten. Vooral wanneer er veel bladzijden zorgvuldig doorgenomen moeten worden. Gelukkig heeft elke leerling een laptop die kan worden gebruikt voor het digitaal lezen en ondertekenen van persoonlijke ontwikkelplannen.

Veiligheid voorop

De wens om persoonlijke ontwikkelplannen te digitaliseren en het proces van digitaal ondertekenen te versnellen leefde al een tijdje. Door deze documenten met zeer gevoelige persoonlijke informatie voortaan alleen digitaal te versturen en te laten ondertekenen, is de kans kleiner dat de documenten in verkeerde handen vallen. Papieren documenten kunnen gemakkelijk verloren gaan of verkeerd geborgen worden. Daarnaast biedt digitalisering tijdswinst en betere monitoring. Digitale documenten hebben een vervaldatum, en betrokkenen krijgen automatisch een melding als die datum overschreden dreigt te worden. Henk: “Als er 14 dagen lang niet is gereageerd op een verzoek om ondertekening, wordt er een melding gemaakt en een herinnering verstuurd, naar zowel de betrokkenen als de leerlingenadministratie.”

Implementatie

De Ambelt is een grote organisatie met 900 leerlingen. Om zeker te weten dat de overgang naar digitale persoonlijke ontwikkelingsplannen goed verliep, is het proces gefaseerd verlopen. Uiteindelijk heeft het vier jaar geduurd voordat de hele organisatie er gebruik van maakte. In de eerste twee jaren maakten alleen de ouders van de basisschoolleerlingen gebruik van de nieuwe manier van ondertekenen. Henk: “We zijn begonnen met een functioneel ontwerp, en zijn toen in gesprek gegaan met Documizers. Zij bieden de oplossing DocuFlow aan, waarmee terugkerende processen worden geautomatiseerd. Voor Documizers was onze casus ook interessant, omdat het de eerste keer was dat ze een documentproces bouwden voor persoonlijke ontwikkelplannen. We hebben echt samen het wiel moeten uitvinden,” vertelt Henk. Het ondertekenen verliep via Entrust Signhost, een oplossing voor digitaal ondertekenen die is geïntegreerd in DocuFlow.

In het begin liepen we tegen problemen aan, zoals valse meldingen van niet-ondertekende documenten bij gedeelde mailadressen. Van die ouders hebben we maar één handtekening nodig, als ze niet gescheiden zijn, maar in het systeem werd dat geregistreerd als een handtekening te weinig. Ook moest er ruimte worden ingebouwd voor een voogd om te tekenen, en konden ook 16 jarigen hun handtekening zetten. Dat is wettelijk niet verplicht, maar voor ons wel belangrijk.

Uitbreidingsuitdaging

Toen alles voor de leerlingen van de basisschool goed was ingeregeld, leek het een kleine moeite te zijn om ook het voortgezet onderwijs gebruik te laten maken van deze manier van ondertekenen. Dat bleek een misrekening. Henk: “We hadden twee jaar proefgedraaid, maar liepen vast toen het aantal aanvragen voor Entrust Signhost te groot werd. Dat was jammer, want we waren erg tevreden over sommige elementen van Entrust Signhost, bijvoorbeeld het tekenboek. Maar ze waren niet in staat om op korte termijn dit systeem aan te passen. Daarna zijn we, in overleg met Documizers overgestapt op ValidSign. Het probleem is nu opgelost.”

Tevreden

Vanaf het nieuwe schooljaar gaan alle Ambelt scholen met deze ondertekenmodule van ValidSign werken. Voor scholen en besturen die een vergelijkbaar proces aangaan heeft Henk het volgende advies: “Neem je tijd om iedereen mee te nemen in dit proces. Betrek leerkrachten en ouders vanaf het begin bij de plannen. Iedereen moet meegenomen worden, anders is een transformatie als deze gedoemd om te mislukken. Zoek ook samenwerking. Ik heb intensief gewerkt met twee leerkrachten: Wendy en Caroline.“

Ook moet je volgens Henk waken voor aannames: “Als IT’er vind ik dingen vanzelfsprekend die voor anderen nieuw zijn. Dat we niet meer met papier werken, en dat nog verder willen terugdringen, is voor mij logisch, maar veel mensen hechten nog aan papier. En ik kan wel willen dat mensen niet met Windows Vista werken omdat het verouderd is, maar ik weet ook dat het een financiële kwestie is en dat mensen soms geen keuze hebben. Het is verplicht om van iedereen een ondertekend persoonlijk ontwikkelplan te hebben. Als het digitaal echt niet lukt, moeten we dus een papieren versie blijven aanbieden. Dat gebeurt nu bij 5 van de 900 leerlingen, en dat is geen probleem. Voor de mensen die wel zijn overgestapt, levert dit tijdswinst op en gemak. Ik kan het elke school aanbevelen. DocuFlow werkt perfect voor wie een papierstroom veilig wil minimaliseren. Je krijgt nu de juiste informatie op een veilige manier bij de juiste personen.”