Bewaartermijnen in het onderwijs – Opgeruimd staat netjes!

Veel van deze data is verzameld voor nuttige doeleinden. Het bewaren van data is sinds de inwerkingtreding van de AVG niet fout of verkeerd. Toch kun je data niet eindeloos lang bewaren, wat binnen scholen nogal eens gebeurt. Wanneer persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn, dienen ze gewist te worden. Dat is goed voor de privacy van betrokkenen én voor de structuur in je archief. In dit artikel lees je alles over bewaartermijnen in het onderwijs en het voldoen aan de regelgeving. Opgeruimd staat netjes! 

Opslagbeperking

De AVG gaat uit van het begrip ‘opslagbeperking’. Dat betekent dat je als school de persoonsgegevens niet langer bewaart dan strikt nodig is. Maar welke termijnen moet je hanteren? Daar wordt het interessant. De AVG zelf bevat namelijk geen bewaartermijnen. Het is het doel van de wetgever geweest dat de verwerkingsverantwoordelijk zelf de bewaartermijnen vaststelt, deze opneemt in een beleid en het belangrijkste: deze bewaartermijnen in de praktijk hanteert en gegevens wist. Voor bepaalde gegevenscategorieën bestaan wel wettelijke bewaartermijnen. In een wet staat dan beschreven wat de bewaartermijn is. Dan kan de gedachte komen: Betekent dit dat wij als school de overige bewaartermijnen kunnen verzinnen? Het antwoord daarop is ja en nee. Enerzijds mag dit wanneer dit onderbouwd kan worden. Anderzijds zijn bewaartermijnen voor scholen al behoorlijk uitgekristalliseerd. Het is lastig voor te stellen dat je hier als school een goede onderbouwing kunt geven om hier vanaf te wijken. Want onthoudt: dat iets “handig” is om te bewaren is geen goede reden. Daarom hanteren wij de vuistregel: Je bent pas klaar, als je opschoont in 2, 3, 5 en 7 jaar!  

2 jaar

Veel gegevens dien je te bewaren tot twee jaar na uitschrijving (van de leerling) of uitdiensttreding (van de medewerker). De bewaartermijn van twee jaar wordt vaak gezien als de meest redelijke en algemene bewaartermijn. Zo heeft de Autoriteit Persoonsgegevens als vuistregel gecommuniceerd dat de bewaartermijn voor zowel het leerling- als personeelsdossier twee jaar is. Bedenk wel dat deze vuistregel niet geldt voor gegevens die je eerder echt al niet meer nodig hebt. Dan dien je deze eerder te wissen. 

3 jaar

Is een leerling doorverwezen naar een school voor speciaal onderwijs of heeft de leerling speciale ondersteuning nodig? Dan moet de school de gegevens van deze leerling drie jaar (vanaf het vertrek van de leerling of de ondersteuning) bewaren in plaats van de normale twee jaar.

5 jaar

Er zijn ook gegevens die de school vijf jaar dient te bewaren. Dit is zo bepaald in de wetgeving. Het gaat dan om gegevens over verzuim en afwezigheid, gegevens omtrent in- en uitschrijving. Ook het onderwijskundig rapport dient vijf jaar bewaard te worden. De eerste drie jaar kan er uitwisseling plaatsvinden tussen de PO en de VO school. Alle gegevens uit het LAS, de leerlingenadministratie, dienen ook vijf jaar bewaard te worden. Het LAS en LVS zijn tegenwoordig vaak gecombineerd in een systeem. Maar de bewaartermijn voor vijf jaar geldt dus alleen voor de administratieve gegevens. Ook gegevens vanuit de personeelsadministratie moeten door de school als werkgever tot vijf jaar worden bewaard na uitdiensttreding van de werknemer.

7 jaar

De school dient financiële stukken tot zeven jaar te bewaren. Dit wordt ook wel de fiscale bewaarplicht genoemd. Daarom dienen financiële en fiscale en bekostigingsbescheiden van de school zeven jaar bewaard te worden. Dat geldt ook voor fiscale gegevens van personeelsleden, zoals de fiscaal relevante gegevens uit de salarisadministratie. 

10 jaar

De school moet stukken over Europese subsidie (stimuleringsregeling) ESF tot 10 jaar na het vertrek van de betreffende leerlingen en/of medewerkers bewaren.

Wij raden aan om vrijstellingen, diploma’s en cijferlijsten nog niet te vernietigen. Bewaar deze op een veilige plaats. Begin 2024 treedt een nieuwe Archiefwet in werking waarmee er via een selectielijst bewaartermijnen worden gecreëerd voor deze documenten. Kijk op de website van de PO Raad voor meer informatie.

Hoewel de AVG niet voorziet in bewaartermijnen, beschrijft de wet wel het beginsel van opslagbeperking: Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerking. Voor het onderwijs komt dat in de praktijk grofweg neer in de indeling tussen 2, 3, 5 en 7 jaar. Toch kunnen er voor bepaalde gegevens weer andere bewaartermijnen gelden. Zorg dat je regelmatig schoont en geef structuur aan je organisatie. Verschillende LAS/LVS systemen hebben opschoonfuncties. Wees er van bewust dat opschonen onder de verwerkersverantwoordelijkheid van de school valt en dus niet is af te schuiven op externe leveranciers.

Klik hier voor het downloaden van een handige infographic over bewaartermijnen.

Heb je naar aanleiding van het lezen van dit artikel vragen? Laat het dan weten via info@privacyopschool.nl, we horen het graag.

Bio Auteur

Tonny Plas is mede-eigenaar van Privacy op School. Een expertisecentrum voor AVG en onderwijs. Samen met een team van juristen is hij Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) van meer dan 60 schoolbesturen in het primair en voortgezet onderwijs. Privacy op School heeft een praktische en werkbare aanpak ontwikkeld voor scholen om te voldoen aan de AVG. Tonny leidt daarnaast FG-ers op en traint medewerkers op scholen. Daarnaast werkt Tonny als informatiemanager en is hij betrokken bij diverse keteninitiatieven, zoals het Convenant Digitale onderwijsmiddelen en privacy (www.privacyconvenant.nl).