Veelgestelde vragen over de Microsoft aantallencontrole

Hieronder vind je de veelgestelde vragen over het controleren van het aantal Microsoft A3-licenties voor medewerkers en het aantal leerlingen.

Veelgestelde vragen

Het is noodzakelijk om de aantallen voor 2025 bij ons te controleren en indien nodig aan te passen, omdat wij deze nodig hebben om het juiste aantal A3-licenties te bestellen bij Microsoft. In het huidige contract kun je per kalenderjaar je aantallen aanpassen aan de actuele situatie. Zo zorgen wij ervoor dat jullie in 2025 over de juiste aantallen licenties beschikken.
In je portfolio in je APS IT-diensten account zie je wat je bij ons afneemt. De huidige aantallen vind je in de jaaropgave van 2024. Wat je gebruikt en wat je nog nodig hebt, kun je het beste afstemmen met je ICT-coördinator of netwerkpartij. Houd bij het controleren en het aanpassen van de aantallen ook rekening met de verwachte groei in 2025.
Dat betekent dat de aantallen al zijn gecontroleerd (door iemand anders). De knop is dan niet meer zichtbaar. Je kunt de ingevulde gegevens wel inzien door op het pijltje te klikken.
Wanneer je na het indienen ziet dat je een foutje hebt gemaakt, kun je dat via dit formulier doorgeven. Wij zullen het dan aanpassen.
Het aantal medewerkers (dat in dienst is bij je instelling) vormt het minimum voor je opgave. Dat betekent dat het aantal A3-medewerkerslicenties dat je opgeeft, niet lager mag uitkomen dan het totaal aantal medewerkers. Andersom is wel mogelijk: je kunt een hoger aantal licenties opgeven dan het totaal aantal medewerkers. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld ook licenties voor stagiaires wilt afnemen.
We vragen je om het aantal leerlingen dat bij ons bekend is te controleren en aan te passen indien nodig. Dit is het aantal leerlingen dat geregistreerd staat op de school, ongeacht of deze leerlingen wel of geen gebruik maken van Microsoft-licenties.

Hebben jullie al een Microsoft-overeenkomst voor leerlingen? Dan bestellen wij de leerlinglicenties voor 2025 mee. Zo niet, bestel deze dan zelf kosteloos via onze webwinkel.

Via Student Use Benefits kun je gratis licenties bestellen voor al je leerlingen wanneer je dezelfde licenties voor al je medewerkers hebt afgenomen. Je kunt dit zien als een voordeelregeling voor je leerlingen, omdat je medewerkers al gelicentieerd zijn. Goed om te weten: dit geldt niet op ieder willekeurig product. Ook krijg je in sommige gevallen minder functionaliteiten voor leerlingen vergeleken met de medewerkersvariant. Wij zullen dit dan duidelijk vermelden. Lees meer over Student Use Benefits.
Nee, dit is niet mogelijk. De overeenkomst loopt nog 2 jaar, dus tot en met eind 2026. Het is wel mogelijk om licenties voor aanvullende producten op te zeggen. Lees meer hierover bij de vraag: Hoe kan ik aanvullende licenties bestellen, afschalen of opzeggen?
Heb je een bestuursverklaring bij ons geregeld? Dan kun je als bestuur voor al je scholen de aantallen doorgeven. Helaas kan dit nog niet met één klik. Je zult voor iedere school apart de jaaropgave voor 2025 moeten indienen.
Je kunt een bestuursverklaring regelen via dit formulier. Maar let op: we verwerken deze pas nadat alle bestellingen en facturen voor 2025 zijn afgehandeld.
Hebben jullie aanvullende Microsoft-producten die niet in het basispakket zitten, zoals serverlicenties, Visio of Power BI? Bepaal dan of je het aantal van deze licenties in het komende jaar wilt wijzigen. In je portfolio vind je alle aantallen.
  • Licenties afschalen of opzeggen? Stuur ons dan een e-mail vóór vrijdag 29 november 2024. Heb jij de volledige A5-suite aangeschaft om een paar maanden uit te proberen, maar wil je hier in 2025 niet mee verder? Let er dan op dat je deze licentie bij ons opzegt.
  • Juist meer aanvullende licenties nodig? Bestel deze dan in onze webwinkel.
Bestel deze vóór 29 november in onze webwinkel. Wanneer je uitbreidingen of aanvullende licenties later bestelt, kun je hier pas vanaf januari 2025 gebruik van maken.
Is de tekenbevoegde of financiële contactpersoon (en het factuur e-mailadres) gewijzigd? Of vond er een andere wijziging zoals een fusie/opsplitsing plaats? Geef deze wijzigingen dan aan ons door. Zorg er ook voor dat de juiste netwerkbeheerpartij bij ons bekend is en dat de contactgegevens bij nood kloppen. De netwerkbeheerpartij vind je bij de instellingsgegevens (onder Aanvullende gegevens).
Zitten deze leerkrachten in dezelfde tenant en werken zij allemaal vanuit één account? Dan hoef je de betreffende medewerkers maar één keer mee te tellen bij één van de scholen waar zij werkzaam zijn. Het advies is om de medewerkers alleen op te geven bij de school waar zij het meest werken (en bij de andere school/scholen hoeft je hen dan dus niet op te geven).

Hebben zij in een tenant meerdere losse accounts? Dan heeft ieder account een eigen licentie nodig. Een medewerker kan drie verschillende accounts hebben. Bij de Microsoft A3-licenties tel je dus al deze accounts, voor iedere school. Let op: we raden aan om de leerkrachten één account te geven. Meerdere accounts hebben is niet heel handig, omdat zij dan telkens moeten in- en uitloggen.

Hebben zij meerdere losse accounts in verschillende tenants? Ook dan heeft elk account een eigen licentie nodig. Je geeft de leerkrachten dan op bij iedere school.
In dit artikel geven wij een nadere uitleg met een aantal voorbeelden van wie er precies gebruik mag maken van een educatieve Microsoft-licentie. Wanneer de kinderopvangmedewerkers voldoen aan de definitie Gekwalificeerde Onderwijsgebruiker, mag je hen meetellen bij de aantallen. Wij bestellen dan A3-licenties voor deze aantallen, zodat je vanaf 1 januari genoeg licenties hebt om ook de kinderopvangmedewerkers van een educatieve licentie te voorzien. Heb je de licenties eerder nodig? Bestel dan de uitbreiding van het basispakket.
Deze ontvang je begin 2025.