DocuFlow
DocuFlow automatiseert terugkerende administratieve processen binnen je school of stichting. Denk aan het opstellen, versturen, ondertekenen en archiveren van documenten of e-mails.
- Helpt je collega’s efficiënter te werken
- Gemakkelijk te koppelen met systemen zoals AFAS
- Handig voor online documentbeheer en automatisering
Documentautomatisering in het onderwijs
Als onderwijsorganisatie zijn jullie waarschijnlijk veel tijd kwijt aan het opstellen, versturen, ondertekenen en archiveren van documenten en e-mails. Denk aan de afdeling administratie die contracten of offertes opstelt, deze van Word naar pdf omzet, print én deelt met anderen om het te laten ondertekenen. Of misschien verzamelen jullie handtekeningen via een tekenboek, maar is de status van dit boek nooit precies bekend.
Wist je dat al deze handelingen eigenlijk één gezamenlijk documentproces vormen? En dat je deze, net als veel andere processen, kan digitaliseren en automatiseren? Dit noemen we documentautomatisering.
DocuFlow: oplossing van Documizers
DocuFlow is online software van Documizers. Het is een tool waarmee je alle terugkerende documenthandelingen in één proces plaatst en de benodigde applicaties aan elkaar verbindt via een flow. Documenten en e-mails worden hierdoor automatisch gegenereerd en verwerkt. En zo creëer je een efficiënte, uniforme werkwijze binnen je onderwijsorganisatie!
In de video hieronder krijg je een beter beeld van de mogelijkheden van DocuFlow.
Tip: lees hoe De Ambelt met behulp van DocuFlow het OPP-proces heeft geautomatiseerd waardoor de administratieve werkdruk is verlaagd!
Wat zijn de functies van DocuFlow?
Procesautomatisering
Met DocuFlow bepaal je als ICT'er eenmalig, aan de hand van regels (flows), wanneer en hoe het documentproces moet worden verwerkt. Zo hoeven gebruikers bij het maken en verzenden van documenten niet meer op knoppen te drukken of andere handelingen te verrichten. Wil je DocuFlow voor 25 of meer gebruikers aanschaffen? Dan zit de procesautomatisering-functie inbegrepen.
Documenten opstellen en versturen
Willen jullie professionele documenten delen met bijvoorbeeld ouders of externen? Met de documentgenerator genereren medewerkers de mooiste documenten en e-mails rechtstreeks vanuit het informatiesysteem. Zij bewerken de documenten in Microsoft Word en versturen deze met maar één druk op de knop. Hierdoor is er minder tik-, klik- en zoekwerk.
Documenten en e-mails automatisch archiveren
DocuFlow archiveert documenten en e-mails automatisch in SharePoint of in andere documentmanagementsystemen, zonder dat hier handmatige handelingen bij nodig zijn. Zo raken jullie de documenten niet meer kwijt!
Digitaal ondertekenen met Entrust Signhost
Arbeidscontracten voor nieuwe medewerkers, toestemmingsformulieren voor ouders of facturen, subsidieaanvragen voor bestuurders: ze hebben allemaal een handtekening nodig. Laat ouders, interne collega’s of anderen de documenten eenvoudig digitaal ondertekenen. Dat scheelt tijd én papier! Entrust Signhost is een oplossing voor digitaal ondertekenen. Deze tool is geïntegreerd in DocuFlow. Wil je hiermee aan de slag? Bestel dan deze koppeling.
Extra functionaliteiten
-
Bulkdocumenten: veel documenten tegelijk versturen: Een grote hoeveelheid documenten verwerken, dat is veel werk. DocuFlow automatiseert dit proces voor je door het document met bijbehorende e-mail automatisch op te stellen, samen te voegen, te versturen en archiveren. Hierdoor wordt het genereren en verwerken van brieven aan bijvoorbeeld ouders een fluitje van een cent!
-
Digitale (aanmeld)formulieren: DocuFlow maakt het mogelijk om formulieren te digitaliseren. Denk aan het aanmeldproces voor nieuwe leerlingen, waardoor toekomstige leerlingen en/of ouders het aanmeldformulier online invullen én digitaal ondertekenen. De ingevulde formulieren komen automatisch terecht bij de juiste persoon (bijvoorbeeld de afdeling administratie) waar ze worden verwerkt.
Waarom kiezen voor DocuFlow?
Met deze oplossing van DocuFlow:
- Maak je het werk van collega's (en jezelf) gemakkelijker;
- Bespaar je tijd én geld;
- Heb je meer overzicht op alle documenthandelingen binnen je school of stichting;
- Creëer je een uniforme werkwijze voor je hele organisatie.
Het product werkt goed samen met:
- Outlook (Microsoft Office);
- AFAS Software;
- Dynamics 365 for Sales;
- Dynamics 365 Business Central;
- Salesforce.
Meer informatie over DocuFlow?
Wil je meer weten over DocuFlow? Neem dan contact op met onze Servicedesk.