E-mail handtekening Exclaimer

Oplossing waarmee je e-mailhandtekeningen eenvoudig centraal kunt ontwerpen, uitrollen en beheren.

• Uniforme uitstraling bij uitgaande e-mails
• Contactgegevens worden automatisch ingeladen via directory
• Ontwerp handtekeningen via gebruiksvriendelijke sjablonen

E-mailhandtekeningen in het onderwijs centraal regelen

Als school of stichting wil je graag een professionele en uniforme uitstraling bij het mailcontact met externen. De e-mailhandtekening speelt dan een belangrijke rol. Hierin staan niet alleen de contactgegevens van degene die mailt, maar vaak ook de schoolgegevens, het logo en een linkje naar de website. Allemaal in jullie huisstijl!

Het implementeren van de e-mailhandtekening is vaak de verantwoordelijkheid van de individuele medewerkers. Helaas zijn inconsistenties zoals een spelfout dan niet uitgesloten. Of het komt vaak voor dat onderdelen van de handtekening verspringen. Ook kan het tijdrovend zijn om handtekeningen altijd up-to-date te houden. Een oplossing voor deze uitdagingen? Een centrale aanpak voor het beheren van e-mailhandtekeningen!
 

Wat is Exclaimer?

Exclaimer is een oplossing waarmee je de e-mailhandtekeningen eenvoudig centraal kunt ontwerpen, uitrollen en beheren.

E-mailhandtekeningen ontwerpen

Exclaimer biedt verschillende sjablonen die je zelf kunt aanpassen via een eenvoudige editor met widgets. Zo creëer je in slechts enkele minuten professionele handtekeningen, ook wanneer je hier niet in thuis bent! Je kunt allerlei integraties toevoegen of banners, handig voor specifieke aankondigingen vanuit de school of een afdeling. Mochten de sjablonen niet voldoen aan jullie wensen, kan Exclaimer helpen bij het ontwikkelen van een template in de huisstijl.
 

E-mailhandtekeningen uitrollen en beheren

Via het aanmaken van regels bepaal je naar wie je de handtekening wilt uitrollen. Je kunt er ook voor kiezen om unieke handtekeningen uit te rollen naar specifieke medewerkers, afdelingen, scholen of locaties. Dit gaat allemaal via een intuïtief portaal, waar ook collega’s zonder IT-kennis mee kunnen werken (bijvoorbeeld een marketingmedewerker).

De contactgegevens van medewerkers worden automatisch ingeladen door een synchronisatie met Microsoft Entra ID (voorheen Azure Active Directory) of Google Directory. Zo verschijnt altijd de juiste handtekening bij een uitgaande e-mail. Werk je de handtekening bij? Dan wordt dit automatisch doorgevoerd naar alle medewerkers. Ook goed om te weten: Exclaimer heeft certificaties voor belangrijke beveiligings- en privacynormen, zoals SOC 2 Type II en ISO.
 

Waarom kiezen voor Exclaimer?

Exclaimer zorgt ervoor dat:

• jullie als school of stichting op een eenvoudige manier professioneel opgemaakte én consistente e-mailhandtekeningen gebruiken;
• alle onderdelen van de handtekening altijd netjes op de plek blijven staan;
• het beheer van e-mailhandtekeningen een minder tijdrovende klus is, dit verloopt allemaal vanaf één centrale locatie.

Je kunt Exclaimer in onze webwinkel bestellen voor:

• Microsoft 365
• Google Workspace

Wij bieden de meest uitgebreide variant aan. Handig om te weten: de oplossing werkt goed met alle apparaten, ook met mobiele telefoons en Mac-apparaten.
 

Exclaimer en het normenkader IBP

Het gebruik van Exclaimer draagt op verschillende manieren bij aan het normenkader IBP. Zo zien uitgaande e-mails er altijd professioneel en betrouwbaar uit en bevatten deze geen foutjes of slordigheden. Dat vermindert de kans op phishing: een e-mail zónder handtekening ziet er namelijk al snel verdacht uit… Daarnaast kun je met Exclaimer een juridische disclaimer toevoegen aan e-mails, waarmee je ontvangers wijst op jullie e-mailprotocol. Ook is de beveiliging van Exclaimer goed geregeld. Exclaimer ondergaat regelmatig onafhankelijke audits om te borgen dat de oplossing voldoet aan de hoogste nalevingsnormen, denk aan SOC 2 Type II en ISO.

Meer informatie?

Wil je meer informatie over de mogelijkheden van Exclaimer? Neem gerust contact op met onze schooladviseur Jessica Heller via j.heller@apsitdiensten.nl of 030 - 285 68 23. Tip: krijg een goede indruk van Exclaimer via de interactieve demo.