Microsoft 365 Copilot

AI-assistent die je helpt om productiever en creatiever te zijn in je werk.

• Integratie in Teams, Word, Outlook, PowerPoint, Excel en meer
• Werk slimmer en bespaar tijd
• Optimaliseer onderwijs- en werkprocessen

Lees eerst deze disclaimer

• DPIA gepubliceerd: op 18 december 2024 is door SURF (mede namens APS IT-diensten) de uitkomst van de DPIA op Microsoft 365 Copilot gepubliceerd, zie deze pagina. In de DPIA zijn enkele hoge risico’s geïdentificeerd, waardoor het gebruik vooralsnog wordt afgeraden. Het is belangrijk dat je je hiervan bewust bent. We blijven met Microsoft in gesprek om deze risico’s op te lossen.

• Prijslock: er geldt een prijslock op de huidige prijs in onze webwinkel. Dat betekent dat wanneer je nu Microsoft 365 Copilot aanschaft, deze prijs in principe vaststaat voor de rest van de looptijd van de Microsoft-overeenkomst (tot en met 31 december 2026). Mocht er een lagere prijs komen, dan is het niet zeker of je daar gebruik van kunt maken. 

Ons advies rondom de aanschaf van Microsoft 365 Copilot 

Gezien de bovenstaande punten, adviseren wij om vooralsnog te wachten met het gebruik van Microsoft 365 Copilot. Mocht je toch met product aan de slag willen, houd dan het volgende in gedachten: 

• Sta stil bij de resultaten van de pilots: op 25 november 2024 zijn de pilotresultaten gepresenteerd vanuit de diverse onderwijssectoren. De algemene ervaring tijdens de pilot was dat het Microsoft 365 Copilot te duur is voor de huidige toegevoegde waarde, niet altijd correcte uitkomsten geeft en soms traag in gebruik is. De bevindingen zijn vanzelfsprekend een momentopname, gebaseerd op functionaliteiten die tijdens de pilotperiode beschikbaar waren. Inmiddels kunnen deze deels achterhaald zijn vanwege de snelle ontwikkelingen, waaronder de komst van Wave 2. In de roadmap vind je alle actuele ontwikkelingen rondom Copilot. 

• Begin kleinschalig en besteed aandacht aan training: Copilot vraagt om een sterke leercurve van de gebruiker. Denk daarom goed na over de use-cases waar je eerst kleine groepen mee laat experimenteren. Wees hierbij voorzichtig met gevoelige data. Daarnaast is de kans op een (data)lek groter wanneer je Microsoft 365 Copilot direct grootschalig gaat uitrollen. 

• Zorg voor een veilige inrichting: kijk vooraf goed naar je inrichting, rollen en rechten, want verkeerde toegang tot (gevoelige) data komt met behulp van Copilot veel sneller boven water. Onder het kopje Zorg eerst voor een goede voorbereiding lees je meer hierover. 

• Optimaliseer het documentbeheer: Microsoft 365 Copilot werkt efficiënter als iedereen in dezelfde SharePoint-mappen werkt. Bestanden in persoonlijke OneDrives worden niet gevonden door andere collega's. Maak dus goede afspraken over de plaats waar documenten worden opgeslagen. 

• Copilot securityscan: voer vooraf een securityscan uit om mogelijke risico’s bij het inschakelen van Microsoft 365 Copilot in kaart te brengen. Beslis welke maatregelen je hiervan vooraf wilt implementeren, dus vóórdat je Microsoft 365 Copilot gaat gebruiken. 

Zorg eerst voor een goede voorbereiding

Willen jullie gebruik gaan maken van Microsoft 365 Copilot? Dan is het belangrijk om eerst goed na te denken over de rollen en rechten en de toegang tot jullie data. De informatie wordt uit Microsoft Graph gehaald. Deze service kijkt naar letterlijk alles wat een gebruiker wel of juist niet mag zien en koppelt de informatie aan Copilot. Heeft iemand niet de juiste rechten tot bepaalde bronnen? Dan zal deze persoon ook geen gegevens uit die bronnen via Copilot ontvangen. 

Maar dit kan ook het tegenovergestelde betekenen: een medewerker die antwoorden of verwijzingen van Microsoft 365 Copilot krijgt met gegevens die niet voor deze persoon bestemd zijn. Dat kan nare situaties opleveren. Copilot zoekt enorm snel álle gegevens door. Daardoor komen dit soort zaken sneller boven water dan wanneer een gebruiker zelf naar informatie zoekt.  

Het is dus heel belangrijk dat: 

• de toegangsrechten en rollen binnen de Microsoft 365-omgeving goed op orde zijn

• alle oude data verwijderd is

• er een goede documentstrategie is vastgelegd en ingevoerd

Twijfel je of jullie al goed voorbereid zijn op het gebruik van Microsoft 365 Copilot? Onze consultants controleren dit graag voor je via de Microsoft 365 APK. 

Wat is Microsoft 365 Copilot? 

Microsoft 365 Copilot is een van de vele Copilots die Microsoft aanbiedt. Deze AI-assistent is beschikbaar in allerlei Microsoft 365-applicaties, zoals Word, Excel, Teams, PowerPoint en Outlook. Vraag iets aan Copilot in de applicatie, en via kunstmatige intelligentie (AI) begrijpt de assistent wat je nodig hebt en zoekt hij naar alle relevantie informatie binnen jullie Microsoft-omgeving. Denk aan bestanden, e-mails, agenda-items, chats en notities. Hoe dat kan? Copilot verbindt als het ware een chatbot (zoals ChatGPT) aan Microsoft 365 Graph en kan daardoor gebruikmaken van alle data en gegevens binnen jullie Microsoft-omgeving. 

Zo kun je met Microsoft 365 Copilot bijvoorbeeld: 

• een document uploaden in PowerPoint en vragen: Maak een presentatie van dit document. Binnen enkele seconden heb je een kant-en-klare presentatie over het onderwerp. 

• OneNote-notities en Word-bestanden samenvoegen en vragen: Maak een samenvatting van deze documenten. 

• een samenvatting maken van een Teams-vergadering met alle acties en punten die zijn besproken op een rijtje. 

• vragen naar een specifieke analyse van een Office-tabel met data.  

• een Word-bestand uploaden en vragen: Creëer van dit document een les voor kinderen van 10 jaar. 

Licentie voor medewerkers 

Voor deze licentie betaal je per medewerker jaarlijks licentiekosten. Voor leerlingen bestaat er geen student use benefit. Aangezien Microsoft 365 Copilot een leeftijdsgrens heeft van 18 jaar en ouder, is er momenteel geen leerlingvariant van de licentie beschikbaar.

Kan ik de licenties jaarlijks afschalen of opzeggen? 

De einddatum van deze licentie staat standaard op 31 december 2026, de einddatum van het Microsoft basispakket. Maar de licenties zijn, in tegenstelling tot het basispakket, wel jaarlijks opzegbaar. Ook kun je het aantal licenties jaarlijks afschalen, voor het eerst vóór eind november 2025 voor het licentiejaar 2026. Licenties opschalen kan op ieder moment van het jaar. Plaats hiervoor een extra bestelling in de webwinkel.