ValidSign

Vereenvoudigt en versnelt het ondertekenproces binnen je schoolbestuur.

• Uitgebreide functionaliteiten voor digitaal ondertekenen
• Veel integraties mogelijk met systemen zoals AFAS, Word en Dynamics
• Gebruiksvriendelijk en veilig

Waarom digitaal ondertekenen in het onderwijs?

Arbeidscontracten, toestemmingsformulieren, subsidieaanvragen: ze hebben allemaal een handtekening nodig. Maar wanneer je deze krabbels handmatig moet verzamelen via brievenpost of een tekenboek, kost dat veel tijd en geld. Met een oplossing voor digitaal ondertekenen zetten medewerkers, bestuursleden of ouders digitale handtekeningen die net zo rechtsgeldig zijn als inktkrabbels. Het is een laagdrempelige manier om binnen je school of bestuur bepaalde werkprocessen te automatiseren.

Tegenwoordig zijn er verschillende oplossingen voor digitaal ondertekenen. In het vergelijkingsdocument vergelijken we ValidSign met vergelijkbare oplossingen.

Digitaal ondertekenen met ValidSign

ValidSign digitaliseert het ondertekenproces en zorgt ervoor dat documenten binnen je schoolbestuur op een snelle, gemakkelijke manier ondertekend worden. Zo verminderen jullie het aantal fouten, besparen jullie tijd en krijg je uitgebreid elektronisch, rechtsgeldig bewijs. Het is een overzichtelijke versie van het tekenboek, en dan ook nog eens helemaal papierloos!

Functionaliteiten van ValidSign

• Gebruiksvriendelijk en veilig handtekeningen verzamelen: in het platform van ValidSign bereid je een transactie gemakkelijk voor. Je voegt het document (of meerdere) toe en kiest de (externe) ondertekenaars en de verificatiemethode. De ondertekenaars ontvangen een melding om het document te bekijken en digitaal te ondertekenen. Het document wordt automatisch teruggestuurd en op de juiste manier gearchiveerd wanneer de transactie is afgerond.
   
• Extra informatie of documenten opvragen: ValidSign biedt de mogelijkheid om extra invulvelden aan documenten toe te voegen. Zo kun je ook extra informatie of documenten opvragen. Dat is bijvoorbeeld handig wanneer nieuwe medewerkers een indiensttredingsformulier ondertekenen en daarbij een kopie van het identiteitsbewijs moeten uploaden.
   
• Document meerdere malen heen en weer sturen: alle partijen kunnen zo het document aanvullen, aanpassen of invullen. Pas wanneer het document definitief is en iedereen heeft getekend, is de transactie voltooid.
   
• Mogelijkheid voor standaard en geavanceerde elektronische handtekeningen. Met ValidSign is het mogelijk om standaard handtekeningen (eenvoudige, rechtsgeldige handtekening) en geavanceerde handtekeningen (met identificatie van de ondertekenaar) op te vragen. Met speciale certificaten is het ook mogelijk om gekwalificeerde elektronische handtekeningen in te zetten.

ValidSign implementeren

Sluit je ValidSign bij ons af? Dan komt een consultant bij je langs om de omgeving goed op te zetten en in te richten. Na deze implementatie kun je ValidSign zelf snel uitrollen en eenvoudig beheren. Lees meer over de ValidSign implementatie.

Veel integraties mogelijk met andere systemen

ValidSign heeft meer dan honderd integraties waardoor je de documenten gemakkelijk verstuurt en ondertekend vanuit je eigen systemen. ValidSign biedt bijvoorbeeld een connector voor AFAS, SharePoint, Word en meer! Willen jullie ValidSign koppelen aan een ander systeem? Dit brengt extra kosten met zich mee. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. Bij een koppeling met Salesforce, SharePoint, Dynamics en AFAS is een implementatie door ValidSign verplicht.

Extra add-ons van ValidSign

Als aanvulling op de ValidSign licentie, kun je twee add-ons bestellen.

• Afzenderadres aanpassen
  De afzender van de e-mails die jullie versturen via ValidSign is standaard: signature@validsign.nl. Met deze add-on kun je het afzenderadres aanpassen naar een eigen e-mailadres. Dit verhoogt de betrouwbaarheid van de e-mails. Phishing is een veelvoorkomend probleem en men wordt daarom vaak geadviseerd om niet zomaar op linkjes in e-mails te klikken. Wanneer de e-mail afkomstig is van jullie school(bestuur), zullen de e-mails minder snel als phishing worden gemarkeerd. Lees meer over deze add-on.
   
• Inloggen via Single Sign-On
  Verhoog de gebruiksvriendelijkheid van ValidSign en laat gebruikers maar één keer inloggen via Single Sign-On (SSO). Daarna krijgen zij automatisch toegang tot de omgeving van ValidSign en hoeven zij hun inloggegevens niet te onthouden. Ook kun je SSO inzetten als authenticatie voor de ondertekenaar. Lees meer over deze add-on.

Meer informatie

Ben je benieuwd naar de precieze mogelijkheden van ValidSign of wil je meer informatie over de licentie? Neem dan vooral contact met ons op via 030 – 285 68 70 of info@apsitdiensten.nl. Bekijk ook deze stap-voor-stap uitleg van ValidSign.