Een nieuw SharePoint portaal met ondersteuning APS IT-diensten

Waarom een nieuw SharePoint portaal?

Voorheen had het Cals College een zelfgemaakte SharePoint portaal. Daarin stond een documentenbibliotheek, maar eigenlijk was niemand hier echt verantwoordelijk voor. In de loop der jaren kwamen er steeds meer documenten bij, met als gevolg dat er totaal geen overzicht meer was. David: ‘’Uit een enquête bleek dat medewerkers vaak geen documenten konden vinden. De gebruiksvriendelijkheid was laag en daarom besloten we hier iets aan te doen.’’

Keuze voor consultancy van APS IT-diensten

David: ‘’We hadden best wel wat eisen aan een nieuw portaal. APS IT-diensten nam deel aan onze pitchronde, waarin verschillende partijen een voorstel indienden. Over het ontwerp van APS IT-diensten waren we enthousiast.’’ Daarbij was het Cals College al bekend met de consultants; er is een strippenkaart die zo nu en dan wordt ingezet. Maurits had hierdoor al eerder ondersteund, naar volle tevredenheid.

Aan de slag met het Cals Kompas

De consultants hebben samen met het Cals College in verschillende fases alle wensen goed in kaart gebracht. Daarna zijn ze aan de slag gegaan met het portaal: het zogenoemde Cals Kompas. Jan en Maurits hebben onder andere geholpen bij het inrichten van de bibliotheekstructuur en de flows, koppelingen en rechten die daarbij horen. David: ‘’Denk aan verloopdatums bij documenten zodat er een mail uitgaat naar afdelingen wanneer een document geüpdatet of verwijderd moet worden. Zo houden we de omgeving schoon. Ook heeft Maurits het medewerkersboekje, die we eerst alleen op papier hadden, volledig gedigitaliseerd.’’

Nu staat er één centraal portaal, mooi in de huisstijl van het Cals College, met nog twee aparte portalen voor de twee vestigingen. De kern van het portaal zijn de nieuwsstromen, waarin onder andere mededelingen van de schoolleiding verschijnen. ‘’Onze vraag hierin was best lastig, want de berichten komen van verschillende redacteurs af. Maar Jan en Maurits hebben er mooie flow ontwikkeld waardoor dit nu soepel verloopt’’, aldus David. Een ander belangrijk punt was de koppeling met de Outlook agenda’s van de twee vestigingen, zodat de jaaractiviteiten ook goed in SharePoint verschijnen.

David: ‘’Na een tijdje hebben we de enquête opnieuw uitgestuurd. En de tevredenheid is gelukkig sterk toegenomen. Documenten worden niet meer via de mail gestuurd maar zijn allemaal goed vindbaar in het Cals Kompas.’’

Consultants van APS IT-diensten: betrokken en technisch goed op de hoogte

David: ‘’Eigenlijk net als onze eerdere ervaringen met de consultancy van APS IT-diensten, was ook deze positief. De consultants zijn technisch goed op de hoogte en reageren snel en betrokken. Wanneer er iets niet helemaal goed stond, was er vaak maar één belletje nodig en het probleem werd opgelost. Wat wij vooral fijn vonden, is dat ze met hele duidelijke fases werken waarin precies wordt aangegeven wat zij doen, maar ook wat er van ons wordt verwacht. Dit zorgde voor een overzichtelijk proces.

Wat ons betreft is de consultancy van APS IT-diensten dus een echte aanrader. Gelukkig hebben we een strippenkaart, dus we kunnen nog vaker gebruikmaken van de fijne ondersteuning!’’

Ook geïnteresseerd in een nieuw SharePoint portaal?

Lees meer over onze consultancydiensten voor SharePoint.