APS IT-diensten: zorgeloos ICT-beheer voor scholen

Menno Smidts, directeur van APS IT-diensten, benadrukt het belang van deze ontzorging: “Wij willen dat scholen zich volledig kunnen richten op hun kerntaak, zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over de technische en administratieve lasten van ICT-beheer. Scholen moeten erop kunnen vertrouwen dat hun licenties op orde zijn, hun gegevens beschermd worden en dat ze voldoen aan de laatste wet- en regelgeving.”

ICT-beheer: meer dan alleen licenties

Met een uitgebreid netwerk en ervaring in samenwerking met organisaties zoals SURF en SLBdiensten kunnen wij scherpe contracten afsluiten en innovatieve oplossingen aandragen die aansluiten bij de specifieke behoeften van scholen. Maar ons werk strekt zich veel verder uit. Zo ondersteunen we de scholen bij het volledige contractbeheer. Licentiebeheer lijkt misschien simpel, maar voor een school kan dit een tijdrovende klus zijn. Scholen groeien, krimpen of fuseren, en moeten continu hun licenties aanpassen.

Menno legt uit: “Het beheren van licenties gaat om meer dan alleen het kopen van de juiste software. Wij nemen deze taken uit handen, van het afsluiten van nieuwe contracten tot het aanpassen van licenties wanneer scholen in omvang veranderen. Dit zorgt ervoor dat de juiste licenties op het juiste moment beschikbaar zijn, en dat scholen zich geen zorgen hoeven te maken over de administratieve lasten die hiermee gepaard gaan. Ook spannen wij ons voortdurend in om ervoor te zorgen dat scholen compliant zijn, wat betekent dat ze voldoen aan de juridische voorwaarden van hun licenties en dat deze correct worden toegepast.” Deze proactieve aanpak voorkomt niet alleen juridische problemen, maar draagt ook bij aan een ononderbroken werking van de onderwijsprocessen.

Bovendien bieden we maatwerkondersteuning. Wanneer een school nieuwe software wil aanschaffen of wil overstappen op een ander systeem, helpen onze ervaren schooladviseurs en consultants bij het maken van de juiste keuzes en ondersteunen zij bij de implementatie. Daarnaast bieden we adoptietrainingen aan voor eindgebruikers, zodat zij de software optimaal kunnen benutten. Menno: ‘’We vinden het belangrijk dat scholen zich blijven professionaliseren, daarom kunnen ze gratis deelnemen aan webinars, trainingen volgen en onze jaarlijkse Professionaliseringsdag bezoeken.’’

Continuïteit, integriteit en vertrouwelijkheid

Het waarborgen van privacy en veiligheid is essentieel in het onderwijs. Scholen verwerken gevoelige informatie van leerlingen en medewerkers, en de komst van de AVG heeft strikte eisen gesteld aan hoe deze data worden beheerd. Menno benadrukt: “Scholen moeten kunnen aantonen dat ze veilig omgaan met persoonsgegevens en dat hun systemen beschermd zijn tegen inbreuken. Dit is een enorme verantwoordelijkheid en vereist kennis van wetgeving en IT-systemen. Wij proberen dit werk voor scholen te verlichten door ondersteuning te bieden bij de implementatie, leveranciers te selecteren die voldoen aan wetgeving en overeenkomsten op te stellen die voldoen aan de eisen die het onderwijs stelt.”

Een belangrijk aspect van onze dienstverlening is het controleren en beheren van verwerkersovereenkomsten van leveranciers. Deze worden getoetst aan de modelverwerkersovereenkomst van het Privacy Convenant. Deze contracten zijn essentieel voor de AVG-compliance. Ook waarborgen we dat ICT-leveranciers voldoen aan internationale normen zoals de ISO 27001-certificering voor informatiebeveiliging en een SOC 2 type II verklaring (indien er verwerkingen plaatsvinden met een hoge risicoclassificatie). Dit beschermt scholen tegen risico’s zoals datalekken, waarvoor ze uiteindelijk zelf verantwoordelijk blijven. Wij kunnen hen wel ondersteunen bij het voldoen aan deze verantwoordelijkheid. Verder bieden we een ‘IBP pakket’ aan, zodat FG-ers, ICT-ers en CISO's op onze website eenvoudig een getoetste verwerkersovereenkomst, een overzicht van de verwerkingen met risicoclassificatie, een beschrijving van de architectuur en alle relevante certificeringen van een leverancier kunnen vinden.

De toekomst: duurzaamheid en AI in het onderwijs

Naast het huidige aanbod kijken we ook vooruit naar thema’s zoals duurzaamheid en kunstmatige intelligentie (AI) binnen het onderwijs. Menno stelt: “We verwachten dat strengere normen worden ingevoerd op het gebied van duurzaamheid, bijvoorbeeld hoe milieuvriendelijk de energievoorziening van leveranciers is.” Wij zullen ons dan inzetten om scholen ook op dit gebied te ondersteunen. Dit omvat het helpen van scholen bij het maken van milieuvriendelijke keuzes in hun ICT-beleid, wat bijdraagt aan een duurzamer onderwijs.

Het verantwoorde en ethische gebruik van AI is een andere focus. We werken met leveranciers aan oplossingen die voldoen aan toekomstige wet- en regelgeving, zodat scholen veilig kunnen profiteren van nieuwe technologieën. Dit is belangrijk, omdat steeds meer scholen AI-tools willen integreren in hun lesmethoden. Door scholen te voorzien van de juiste richtlijnen en ondersteuning, kunnen ze deze technologieën effectief en verantwoord inzetten, wat leidt tot een verbeterde leerervaring voor leerlingen.

Onderwijs zonder zorgen

Met de combinatie van scherpe licentievoorwaarden, hulp bij implementatie en adoptie, uitgebreide voorlichting, IBP-bestendige contracten en ondersteuning bij administratieve processen bieden wij als APS IT-diensten scholen veel meer dan alleen toegang tot softwarelicenties. De kern van onze dienstverlening ligt in geld besparen én ontzorging, zodat scholen zich kunnen concentreren op hun belangrijkste taak: het bieden van kwalitatief hoogstaand onderwijs.