Meer zicht op planningen en processen binnen de school

Studiedagen, schoolreisjes, vieringen, oudergesprekken, musicals en het schoolkamp: allerlei activiteiten waar onder andere leerkrachten voorbereidingstijd voor moeten inplannen. En wat dacht je van het maken van de rapporten, verslagen en eigenlijk het allerbelangrijkste: de lessen? Gina beseft zich dat ze weet wanneer alle bijeenkomsten en deadlines gepland zijn, maar dat ze inhoudelijk niet goed op de hoogte is van de interne planningen. Wie is waar mee bezig? En waar zit de piekdrukte?

Planningen staan overal en nergens

Gina wil graag antwoord op deze vragen, maar hiervoor moeten de processen en projecten beter inzichtelijk zijn. Momenteel is dat lastig aangezien de planningen op verschillende plekken worden opgeslagen. Zo staat de algemene jaarkalender als pdf op de website en zetten medewerkers interne zaken als losse bestanden in de cloud. De stichtingbrede toetsplanning ontvangt Gina via Excel en iedere leerkracht houdt in de eigen agenda de planning van oudergesprekken bij. En in het leerling administratiesysteem staan deadlines van de administratie collega. 

Een oplossing voor overzichtelijke kalenders

De schooldirecteur is daarom op zoek naar overzicht: voor zichzelf én voor haar medewerkers. Ze wil transparantie creëren en ervoor zorgen dat planningen beter met elkaar worden afgestemd. Herken jij de situatie van Gina en ben je ook op zoek naar meer overzicht? Neem dan eens een kijkje bij Plandisc! 

Met Plandisc maak je toegankelijke planningen die voor iedereen inzichtelijk zijn. Je kunt zowel voor de hele school of per team ‘ringen’ maken met bijeenkomsten, processen, taken en deadlines. Hierdoor ontwikkel je een centrale plek waarin alle planningen samenkomen en overlappingen en piekdruktes zichtbaar worden. Een groot voordeel is dat alle Plandiscs automatisch worden geüpdatet: iedereen kan bewerkingen direct inzien. Ook kun je terugkerende activiteiten herhalen, zodat deze het volgende (school)jaar opnieuw in de kalender staan. 

Een Plandisc kalender personaliseer je helemaal naar eigen wens. Zo kun je een Plandisc gebruiken voor:

• Interne en externe jaarkalenders (school- of stichtingbreed)
• Lesroosters (voor scholen of kindcentra)
• Bestuursprocessen
• Strategische beleidsplannen
• Administratieve-, HR- of marketingplannen
• Persoonlijke dag tot dag planning
• En nog veel meer!

De oplossing synchroniseert goed met het mail- en documentsysteem waarin jullie werken zoals Outlook, SharePoint of Google Kalender. 

Beter op de hoogte van piekdruktes

Inmiddels heeft schooldirecteur Gina samen met haar medewerkers al een aantal Plandiscs voor het nieuwe schooljaar gebouwd: onder andere voor de vieringen, toetsen en de voorbereidingen die daarbij horen. Medewerkers moesten even wennen aan deze manier van werken, maar waren wel direct enthousiast over de mogelijkheden. Gina is daarom blij met de oplossing en de ontwikkelingen. Ze is beter op de hoogte van de piekdruktes en past bepaalde processen of taken daarop aan!