Efficiënt werken in het basisonderwijs

Verlopen veel van je (administratieve) taken momenteel handmatig? Misschien:

• versturen jullie documenten zoals facturen, contracten en toestemmingsformulieren via de post of een papiertje die met de leerling wordt meegegeven;
• verzamelen jullie handtekeningen ook op papier;
• houden jullie aantekeningen en gespreksverslagen bij in een eigen notitieboek.

Of mis je soms overzicht en structuur in de werkwijze van bepaalde processen? En ben je daardoor lang bezig met bijvoorbeeld:

• het aanmeldproces van een nieuwe medewerker of leerling omdat informatie vaak incompleet of te laat wordt aangeleverd;
• het verzamelen en bijhouden van handtekeningen (bijvoorbeeld voor een subsidieaanvraag of contract);
• het vastleggen van zorggesprekken;
• het bijhouden van notulen en actiepunten na een vergadering;
• het plannen van mailtjes die verstuurd moeten worden naar de juiste personen, bijvoorbeeld wanneer er een jubileum plaatsvindt.

Al dit soort taken en processen kosten waarschijnlijk veel tijd en daarmee ook geld. Je moet collega’s, ouders of bestuursleden persoonlijk benaderen, veel documenten printen en zorgen dat alles op tijd gebeurt. Het is niet gek dat je daardoor een hoge werkdruk ervaart.

Oplossing: werkprocessen automatiseren

De bovengenoemde uitdagingen kan je school of bestuurskantoor gelukkig oplossen door werkprocessen te automatiseren. Wanneer je een bepaald proces automatiseert, laat je de computer voor je 'werken' waardoor het jou en/of je collega’s veel handelingen scheelt. Hierdoor creëer je tijdwinst, krijg je meer structuur in je werk en maak je minder handmatige fouten. Zo wordt het werk simpelweg gewoon wat makkelijker, leuker en veiliger!

Wat voor processen kun je automatiseren?

Bedenk voor jezelf eens of er bepaalde taken of processen zijn die misschien makkelijker kunnen. Foutgevoelige taken met veel handwerk of werkzaamheden waar je onnodig veel tijd aan kwijt bent. Denk ook aan processen die steeds opnieuw terugkeren in een cyclus: zou het niet handig zijn als deze één keer goed worden ingericht, zodat je er daarna minder omkijken naar hebt?

Hieronder geven we je een aantal voorbeelden van processen die andere onderwijsinstellingen hebben geautomatiseerd:

• Een elektronisch tekenboek waarin ouders, medewerkers of bestuursleden al hun documenten in één keer digitaal ondertekenen met een 100% rechtsgeldige handtekening. Zo hoef je geen brieven meer te versturen of lang te wachten voordat alle handtekeningen in het papieren tekenboek zijn gezet.
• Digitale toestemmings- of aanmeldformulieren die vanaf iedere locatie ingevuld kunnen worden. De antwoorden worden direct opgeslagen en komen altijd op dezelfde manier bij de juiste persoon terecht. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer er een nieuwe medewerker in dienst komt: de HR-medewerker ontvangt direct de complete gegevens voor het nieuwe contract en de ICT’er ontvangt de benodigde gegevens voor het aanvragen van een nieuwe laptop.
• Een automatische werkstroom bij een jubileum: de medewerker krijgt automatisch een felicitatiemail en alle betrokkenen ontvangen op tijd een herinnering (bestel een bosje bloemen, verhoog het salaris, bereid de speech voor).
• Een online systeem voor facilitaire of ICT-vragen: in plaats van losse mailtjes en belletjes komen de vragen overzichtelijk in één systeem te staan.

Beluister ook onze podcast waarin Rutger van Bostelen (hoofd ICT bij PROOLeiden-Leiderdorp) vertelt hoe hij aan de slag is gegaan met procesautomatisatie binnen de stichting. Het resultaat hiervan? Meer structuur in het werk en daardoor een minder hoge werkdruk!

Is procesautomatisering iets voor jullie school of bestuurskantoor?

Wij bieden diverse mogelijkheden die helpen om werkprocessen in je school of bestuur te automatiseren. Jullie kunnen hier al laagdrempelig mee beginnen, zonder dat het al te veel werk en geld kost. Bespreek je uitdagingen eens met de ICT-verantwoordelijken binnen je organisatie. Zij kunnen op deze pagina meer informatie vinden over welke oplossingen helpen bij het automatiseren van werkprocessen.

Heb je nog niet helder welk proces jullie willen automatiseren of weet je nog niet precies wat de mogelijkheden zijn? Wij denken graag mee! Laat het ons vooral weten in dit formulier.