Maak je vergaderingen effectiever met deze tips

1. Kies de juiste dag, tafelopstelling en limiteer het aantal deelnemers 

Er is veel onderzoek gedaan naar vergaderen en hoe je zorgt voor een effectieve vergadering. Zo blijkt maandag de slechtste dag te zijn voor een vergadering, terwijl op die dag juist de meeste vergadering worden gepland. Daarnaast is een vergadering met te veel deelnemers minder effectief. Zeven is het maximale aantal. Ook de opstelling van tafels heeft invloed. De traditionele vierkant vergaderopstelling blijkt de slechtste vorm en je zou het beste kunnen staan. Dan duurt een vergadering namelijk het kortst. 

2. Besteed tijd aan de agenda 

Het lijkt een open deur, maar een agenda is ontzettend belangrijk voor je vergadering. Deelnemers kunnen zich zo voorbereiden en het is voor iedereen duidelijk wat het doel is van de vergadering. Met de agenda heb je ook een leidraad om zo de tijd in de gaten te houden. 

Belangrijk is wel om de agenda goed af te bakenen. Zo voorkom je dat sommige punten niet worden behandeld omdat mensen afdwalen of door moeten naar de volgende afspraak. Je kunt er ook voor kiezen om voor bepaalde onderwerpen enkel specifieke deelnemers uit te nodigen. Er is niets frustrerender dan een vergadering bijwonen waar je niet thuishoort! 

Plan bij lange vergaderingen ook een pauze in. Mensen kunnen zich vaak lastig langer dan 52 minuten aan een stuk concentreren.

3. Zorg ervoor dat deelnemers zich goed kunnen voorbereiden

Dit kan alleen wanneer deelnemers de belangrijke documenten op tijd ontvangen. Anders is er een grotere kans dat er kostbare minuten verloren gaan aan het bijpraten. Of dat mensen tijdens de vergadering nog op zoek moeten gaan naar documenten in lange e-mailwisselingen. Nog handiger is om één centrale bron te creëren waar alle documentatie staat opgeslagen. Zo weet je zeker dat niemand de documenten kwijtraakt.

4. Notuleren kun je leren 

Notuleren is voor elke vergadering (zeker voor terugkomende vergaderingen) belangrijk. Door dit iedere vergadering op dezelfde wijze te doen, houd je het simpel voor de notulist, maar ook geeft het duidelijkheid voor de deelnemers. Een goede manier van notuleren is het omgekeerde ABC'tje. Dit staat voor Conclusies, Besluiten en Actiepunten. Door elke onderwerp op deze manier te behandelen houd je als notulist de focus en weet je waar je op moet letten (en hoe je moet luisteren). 

5. Leg de besluiten goed vast

In de besluitenlijst staan de besproken onderwerpen, evenals de ingebrachte bezwaren en de genomen besluiten. Het is een officieel, rechtsgeldig document waarmee de directie of het bestuur kan aantonen dat de taken zijn uitgevoerd. Deelnemers van de vergadering moeten het document kunnen controleren en eventueel ondertekenen. Daarom is het belangrijk dat je de informatie zorgvuldig vast legt en op de juiste manier deelt.

Registreer alles in één overzichtelijke oplossing: iBabs

Zoals je hierboven leest, zijn er veel zaken waar je rekening mee moet houden: zowel bij het plannen, voeren én documenteren van vergaderingen. Hoe maak je het jezelf en deelnemers dan zo makkelijk mogelijk en zorg je dat de tijd zo effectief mogelijk wordt benut? De oplossing iBabs kan hierbij helpen!