ICT’er in het onderwijs over Power Platform

Wat is het Power Platform?

Power Platform is hét platform voor applicaties waarmee je werkprocessen automatiseert. Zonder codeerkennis kun je apps bouwen, werkstromen creëren en analyses maken van allerlei gegevens binnen je school of stichting. Zo bespaar je als beheerder of ICT’er tijd en maak je het werk van (administratief) medewerkers of leerkrachten gemakkelijker. Lees meer over het Power Platform.

Apps bouwen met Power Apps

Jan: ‘’Power Apps is een laagdrempelig programma waarmee je redelijk snel een app maakt of processen automatiseert. Als je niet te veel eisen stelt, is dit een gemakkelijke klus. Heb je wel specifieke eisen, bijvoorbeeld aan een opmaak die echt geprogrammeerd moet worden? Dan heb je er mogelijk ondersteuning bij nodig.’’

Ticketsysteem

‘’Een tijdje terug hebben we een eigen ticketsysteem gebouwd via Power Apps. Via dit systeem sturen medewerkers tickets in over facilitaire zaken of ICT-problemen. Denk aan een kapot toilet, een lek dak of een computer die niet werkt. Met het ticketsysteem maken we het werk van facilitair- en ICT-medewerkers beter zichtbaar. Voorheen belden, mailden en appten medewerkers met vragen. We wisten eigenlijk niet wie waar precies mee bezig was en hoeveel tijd de werkzaamheden kosten. Nu sturen medewerkers een mail naar het algemene ticketadres. Via Power Apps verschijnt de vraag automatisch in het ticketsysteem en wij kunnen er direct mee aan de slag. We hebben net de testfase achter de rug en het werkt goed!’’

Wij hadden zelf niet alle kennis in huis om het ticketsysteem te bouwen. In de basis weten we hoe je een standaard app maakt, maar dit systeem moest echt geprogrammeerd worden. Daarom hebben we ondersteuning gehad van een technisch bedrijf.’’

Inschrijfsysteem

‘’We gebruiken Power Apps ook voor ons inschrijfsysteem waar medewerkers zich inschrijven voor interne cursussen en trainingen. Vult iemand een inschrijfformulier in? Dan ontvangt diegene een automatisch antwoord met dat de inschrijving is gelukt of dat de training vol zit. Daarnaast worden er lijsten uitgedeeld zodat alle informatie over de inschrijvingen bij de juiste persoon terechtkomt. Het systeem werkt goed.’’

Quadraten App

‘’Met Power Apps heeft een collega tijdens de coronatijd een online omgeving gebouwd voor onze jaarlijkse medewerkersbijeenkomst. We konden toen niet bij elkaar komen, daarom ontwikkelde hij via Power Apps een platform waar medewerkers online werksessies konden volgen. SharePoint was hierin het centrale plein. Collega’s kwamen bij de Teams sessies (met break-outrooms) terecht door te klikken op afbeeldingen. Het platform zat goed in elkaar. We kregen wel technische ondersteuning voor het programmeerwerk waar we zelf minder goed in zijn.’’

Processen vergemakkelijken met Power Automate

‘’Met Power Automate automatiseer je (terugkomende) processen. Wij gebruiken de tool om hardware voor de scholen te bestellen. Dat doen we stichtingbreed voor alle 35 locaties. Via een formulier geven scholen aan wat ze nodig hebben en die informatie komt dan automatisch binnen bij de juiste afdeling. Daarnaast ontvangt de school direct een kopie met hetgeen wat ze hebben aangeschaft. Zo zijn er naderhand ook geen misverstanden. Voorheen verliep het bestelproces via de mail of telefoon. Of we gingen langs bij de school. Maar dat is natuurlijk niet efficiënt met 35 locaties. Met behulp van Power Automate hebben we dit proces vergemakkelijkt. Voor onszelf, maar ook voor de scholen.’’

We willen Power Automate in de toekomst ook gaan gebruiken voor het beleidsinformatiesysteem. Denk aan het creëren van automatische werkstromen voor documenten, zodat medewerkers automatisch een bericht ontvangen wanneer zij een documenten moeten wijzigen of goedkeuren.’’

Vragen en verzoeken inzichtelijk maken met Power BI

‘’Met Power BI maken we de binnenkomende verzoeken in het ticketsysteem inzichtelijk. De omgeving staat nog een beetje in de kinderschoenen, maar we zien wel al resultaten waar we iets mee kunnen. Wanneer een school bijvoorbeeld vaak meldingen doet van inbraak, kun je onderzoeken waar dat precies aan ligt. We hebben ook een training over Power BI gevolgd.’’

Alles in eigen beheer

‘’Het fijne van werken met het Power Platform is dat alles wat je doet en maakt in eigen beheer blijft. Dat is anders wanneer je werkt met een externe partij. Technische ondersteuning is handig en soms noodzakelijk, maar vooral bij het creëren van de app of de werkstroom. Wanneer deze eenmaal staat, is het makkelijk om ermee te werken. Zo is het eenvoudig om bepaalde lijsten of gegevens aan te passen. Daarbij vinden we het fijn om processen zelf te automatiseren. Dan kom je er sneller achter wat er in de toekomst nog beter kan, in plaats van dat je misschien niet goed weet wat een externe partij precies heeft uitgevoerd.’’

Door Jan van der Veen, bovenschoolse ICT’er bij Stichting Quadraten