Bellen met Microsoft Teams

Het voordeel van telefoneren via Microsoft Teams is dat je plaats-onafhankelijk en apparaat-onafhankelijk kunt telefoneren. Je kunt hierdoor zelfs tijdens een buitenwandeling met oordopjes met microfoonfunctie via de Teams-app bellen.

Als beheerder wijs je simpelweg telefoonnummers aan gebruikers toe. Gesprekken kunnen gebruikers vervolgens doorverbinden, in de wacht zetten en ook een Voicemail instellen. Ook is het mogelijk wachtmuziek in te stellen of een simultaneous ring (telefoontjes op meerdere toestellen). Zie hier een lijst met functies die je hebt met Phone System van Microsoft.

Zie hier een antwoord op de meestgestelde vragen over Teams bellen.

Om te bellen via Teams heb je naast de cloudbundel de volgende licentie nodig:

• Phone System (telefoonsysteem): Je kunt Phone System los aanschaffen, maar ook in de bundel Office 365 A5 of Microsoft 365 A5.
  Met deze licentie komen de bel-functionaliteiten vrij en kun je telefoonnummers aanmaken voor gebruikers. Wil je weten hoe je phone system instelt, kijk dan hier.

Om naar buiten te kunnen bellen (via een telefoonnetwerk) heb je een belbundel nodig. Deze kun je van Microsoft afnemen, maar dat hoeft niet. Deze belbundels schaf je aan bovenop de bovengenoemde Phone system licentie. Je kunt via Microsoft Teams op twee manieren naar buiten toe bellen, namelijk via:

• Direct routing: via Direct routing kun je met Teams bellen vanuit vrijwel elke telefoniedienstverlener die een Public Switched Telephone Network (PSTN) biedt. Je behoudt dus het contract met je huidige telecom provider en koppelt deze aan het Teams Phone System. Er wordt als het ware een hybride omgeving gecreëerd waarbij je een SIP-trunk koppelt aan een Session Border Controller (apparaat die controle heeft over de VoIP signalen en het opzetten, voeren en afbreken van een telefoongesprekken) die vervolgens weer direct kan communiceren met Teams binnen Microsoft 365.
• Belplan: Met het belplan van Microsoft koop je belminuten om naar buiten te bellen. Deze koop je per gebruiker en deze minuten kun je vervolgens als poule met elkaar delen. Het belplan is te bestellen in onze webwinkel.

Audio Conferencing
Eventueel heb je de mogelijkheid Audio Conferencing af te nemen. Hiermee kun je bij Teams-vergaderingen inbellen met een vaste telefoonlijn. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld een slechte verbinding hebt. Audio Conferencing is los te koop, maar ook in de bundel Office 365 A5 of Microsoft 365 A5.

Wil je meer weten over Audio Conferencing met Microsoft, bekijk dan deze pagina. Om te zien hoe dit werkt in Microsoft Teams, bekijk je deze pagina. 

Phone System Virtual User
De Phone System Virtual User licentie is een licentie voor mailbox- en Teams accounts die zijn toegewezen aan specifieke bronnen (zoals een ruimte of projector), ook wel resourceaccounts genoemd. Deze resourceaccounts kunnen automatisch reageren op uitnodigingen voor vergaderingen met behulp van regels die je opstelt bij het aanmaken.

De Phone System Virtual User licentie is kosteloos aan te schaffen via Service kopen in je tenant, wanneer Phone system actief is. Bezoek hiervoor deze pagina.

Beschik je nog niet over Phone System? Dan is de licentie nog niet te bestellen.

Het aantal licenties dat je ontvangt is afhankelijk van het aantal Phone System licenties. Met één licentie krijg je gratis 25 virtuele gebruikers. Vervolgens krijg je per 10 Phone system licenties 1 Phone system virtual user.

Voor het aanschaffen van de licentie heb je geen licentie nodig. Zie hier hoe een gratis licentie aanschaft zonder creditcard.

Wil je een telefoonnummer toekennen aan een (openbaar) apparaat, kijk dan naar de Common Area Phone (CAP) licentie.

Hoe werkt bellen via Microsoft Teams?

De Phone System licentie zorgt voor telefoniemogelijkheden zoals een menu met kiestoetsen en extra knoppen.

Hierdoor krijg je in Teams extra bel-functionaliteiten. In het menu van Teams zie je Oproepen, waar je nu de mogelijkheid hebt om je collega’s en mensen uit je adresboek te bellen. Hiermee bel je eigenlijk onder water met je e-mailadres. Dit kan dan met of zonder beeld zijn.  

Bellen via Teams gaat zo veel mogelijk over het internet. Dus zodra een gebruiker ook over Teams telefonie beschikt, wordt gebruikgemaakt van een federatieve koppeling en zal dit niet van je belminuten afgaan (maar vindt online plaats). Bij intern gebruik is deze koppeling er standaard en bel je dus altijd gratis.

Bij externe gebruikers is een federatie (externe toegang) vereist. Door middel van de External Access instellingen kun je de federatie instellingen beheren. Standaard is dit open, wat betekent dat iedere organisatie die Teams gebruikt, een contact op zijn of haar e-mailadres kan benaderen en andersom. Dit wordt automatisch herkent door Teams doordat de beschikbaarheidsinformatie zichtbaar wordt van diegene waarmee je contact wilt opnemen. Het telefoonnummer wordt enkel als optie getoond wanneer de gebruiker een Phone System licentie heeft toegewezen gekregen.

Kijk ook eens dit filmpje waarin we de Teams bel-mogelijkheden kort uitleggen zodat je precies weet wat je nodig hebt wanneer je met Team wil gaan bellen.

Microsoft Teams en de ontwikkelingen

Er worden continu verbeteringen in Teams aangebracht zodat het meebeweegt met de tijd en wensen van gebruikers. En zo zal dat ook gebeuren met de belmogelijkheden. Daardoor kan het zijn dat een beperking die er vandaag de dag is, er morgen wellicht niet meer is. Het is dus goed om als beheerder regelmatig te kijken naar nieuwe ontwikkelingen.

Daarnaast is er op het gebied van Teams telefonie een groot eco systeem actief waarin er al vele API’s bestaan met oplossingen voor eventuele beperkingen. Veel mogelijkheden die niet in Microsoft Teams Phone System zitten, worden vaak al via een partner aangeboden. Denk hierbij aan geavanceerde Call center oplossingen. Enkele voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld: TheVoiceofOffice365 en Anywhere365.

Je kunt kijken naar de roadmap van Microsoft Teams waar je alle komende ontwikkelingen van Teams kunt terugvinden. Maar ook de nieuwe functies die binnen Teams beschikbaar zijn gekomen. Ook het Teams blog is een goede manier om op de hoogte te blijven van updates.