Handige tips voor jou als beheerder of FG'er

Volg het webinar op 25 november en hoor de inzichten uit de pilot Copilot voor Microsoft 365 met 20 onderwijsinstellingen (ook basisonderwijs). Leer welke uitdagingen we ondervonden en welke best practices ontstonden. Ook krijg je een update over de DPIA op Copilot voor Microsoft 365. 

Let op: de inschrijvingen verlopen via SURF
Omdat je niet bent aangesloten bij SURF (en je je moet inschrijven zonder een SURF-account), krijg je na de inschrijving een e-mail dat je op de reservelijst bent geplaatst. Maar maak je geen zorgen, dit bericht kun je negeren. Uiterlijk een week voor het webinar ontvang je van SURF het bericht dat je deel mag nemen en ontvang je de link naar het webinar.

Sinds 1 augustus 2024 is de wijze waarop opslag wordt toegekend bij educatieve tenants veranderd. Eerder ontving je opslag per gebruiker, maar voortaan werk je met een gedeelde pool. Het is mogelijk dat je dit merkt in de kosten van de nieuwe Microsoft-overeenkomst voor 2027 en verder. Daarom raden we aan om bewust met opslag om te gaan.

In het document hieronder lees je onder andere wat de wijziging precies inhoudt, hoe je als beheerder controle houdt over wie hoeveel opslag gebruikt en wat er gebeurt als jullie aan de limiet zitten.

Wellicht heb je gezien dat Teams niet meer standaard onderdeel is van Microsoft 365. Dit geldt echter alleen voor de zakelijke licenties, en dus niet voor het Nederlandse onderwijscontract. Teams blijft hierin onderdeel van Microsoft 365. De verandering heeft dus geen gevolgen voor jullie overeenkomst.

Wel kan deze verandering effect hebben op het downloaden en installeren van Teams. Is dat bij jullie het geval? Laat het ons dan weten via info@apsitdiensten.nl.

Eindgebruikers zullen een melding op hun laptop krijgen met de vraag of zij hun Microsoft-account willen synchroniseren met Windows. Hierdoor is hun data in Microsoft-producten ook beschikbaar op andere Windows-apparaten waar zij inloggen. Dit is nodig voor de Digital Markets Act: de wet waar apparaten met Windows 10 of 11 in de EU aan moeten voldoen. De regelgeving is bedoeld om eerlijke concurrentie op digitale markten te waarborgen. Informeer de eindgebruikers daarom dat zij akkoord moeten gaan om de synchronisatie te voltooien. Het kan zijn dat sommigen de melding al hebben ontvangen.

Per 1 februari 2024 hebben alle A1-gebruikers minder persoonlijke opslagruimte beschikbaar: maximaal 100 GB opslag voor OneDrive en maximaal 50 GB opslag voor Exchange. Mogelijk hebben de A1-gebruikers nu geen genoeg ruimte voor al hun bestanden. Wanneer de opslag helemaal vol is, wordt de OneDrive beperkt tot alleen-lezen toegang. Gebruikers kunnen geen nieuwe bestanden uploaden, bewerken of synchroniseren naar OneDrive en bestaande bestanden blijven alleen-lezen. Gebruikers kunnen wel nog steeds bestanden downloaden, verwijderen en prullenbakken legen.

De oplossing hiervoor is om de gebruikers hun bestanden op te laten schonen of om de A1-licenties up te graden naar A3-licenties (met 1 TB opslag voor OneDrive en 100 GB voor Exchange). 

Tip: wist je dat je voor leerlingen kosteloos A3-licenties kunt bestellen?

Microsoft gaat standaard beleidsregels instellen in de voorwaardelijke toegang voor MFA. Deze regels zullen voor 90 dagen worden ingesteld op Alleen rapporteren. Na die 90 dagen zal Microsoft het beleid aanzetten.

Heb je binnen de omgeving al een eigen MFA-beleid gemaakt? Dan raden we aan om de beleidsregels van Microsoft uit te schakelen om geen ongewenst gedrag te krijgen. Wanneer je bewuste keuzes hebt gemaakt in je eigen regels, kan het nieuwe beleid daar namelijk dwars tegenin aan. Bijvoorbeeld wanneer je MFA alleen hebt aangezet voor medewerkers, kan dat plots ook worden aangezet voor leerlingen.

Je kunt de beleidsregels van Microsoft aanpassen of uitschakelen wanneer het beleid zichtbaar is in de tenant. Dit wordt tenant voor tenant uitgerold, dus het kan zijn dat je het nog niet ziet.

Meer weten? Bekijk het Microsoft update webinar waarin Maurits Knoppert precies uitlegt hoe het zit. Of bekijk deze informatie van Microsoft.

Wil jij medewerkers meer mogelijkheden geven om efficiënt en creatief te werken? Laat hen Copilot gebruiken! Dit is een veilige versie voor scholen. Zo houd je controle over wat er gebeurt. Ook hoef je je geen zorgen te maken over de privacy. De gegevens blijven binnen de school en worden niet bewaard.

Met Copilot kunnen je medewerkers lesideeën bedenken, teksten aanpassen voor verschillende niveaus, samenvattingen maken van documenten, roosters en planningen maken en nog veel meer!

Copilot is standaard ingeschakeld en medewerkers kunnen er toegang toe krijgen via de zijbalk van Microsoft Edge (wanneer zij zijn aangemeld met een Microsoft Entra ID (Azure Active Directory)).

Let op: dit gaat over Copilot en niet over Copilot voor Microsoft 365.

Teams is een wat zware applicatie. Daarom heeft Microsoft een nieuwe versie ontwikkeld. Deze nieuwe Teams client is lichter en sneller. Werk je met meerdere accounts? Dan kun je via de nieuwe app gemakkelijker schakelen tussen deze accounts. Ontdek de alle verbeteringen van deze versie en lees hoe je updatet naar de nieuwe Teams.

Staan er bij jullie nog video’s opgeslagen in het ‘klassieke’ Stream, bijvoorbeeld oude lesopnames uit de coronatijd? Let er dan op dat je deze als beheerder handmatig migreert naar het ‘moderne’ Stream, in SharePoint. Het klassieke Stream is namelijk niet meer beschikbaar vanaf 15 oktober 2023 en vanaf 15 februari 2024 heb je helemaal geen toegang meer tot de video’s. Hoe je de video’s precies migreert? Dat hoorde je tijdens het Microsoft update webinar in juli.

Wil je aan de slag met Power Apps en Power Automate maar weet je niet meer waar je precies mee moet beginnen? De Power Platform Center of Excellence (CoE) Starter Kit helpt je om een goede start maken! In deze starterkit zit een verzameling onderdelen en tools, die je op weg helpen met het ontwikkelen van een strategie om het Power Platform in te voeren. In deze korte film zie je in een beknopt overzicht wat het CoE voor jouw onderwijsinstelling kan betekenen. Tip: je kunt bij ons ook een training volgen over hoe je Power Automate goed kunt inzetten.

Voorheen kon je met je beheeraccount inloggen in het Volume Licensing Service Center (VLSC) en daar allerlei licentiecodes en downloads terugvinden. Dit centrum zal per april stoppen. Vanaf nu kun je al deze downloads en licentiecodes terugvinden in je Microsoft 365 beheercentrum, onder de volumelicenties. Handig!

Op geen enkele manier kunnen inloggen in het beheerdersaccount. Dat kan zomaar gebeuren. Bijvoorbeeld wanneer de school maar één beheerder heeft die zonder overdracht de school verlaat en waarvan niemand de inloggegevens weet. Of wanneer er een service-storing is, waarbij MFA niet werkt en inloggen in het beheeraccount niet mogelijk is.

Je kunt de impact van zulke situaties voorkomen of redden door een account voor noodtoegang te maken. Een noodaccount hangt niet aan een specifieke gebruiker of apparaat, maar heeft wel uitgebreide bevoegdheden.

Werken de leerlingen en/of medewerkers op iPads en beheer je deze via Intune? Microsoft werkt er hard aan om het beheer via Intune op macOS- en iOS/ iPadOS-apparaten nog veiliger en makkelijk te maken.

Heb jij MFA ingeregeld en maken collega’s gebruik van de Authenticator app? Dan moeten zij nu alleen op Goedkeuren klikken wanneer ze een aanmeldmelding op hun telefoon krijgen. Maar: hier schuilt het probleem dat ze per ongeluk een buitenstaander binnen kunnen laten. Ze geven eigenlijk akkoord op een MFA aanvraag die mogelijk niet vanuit hen komt. Daarom wordt per 27 februari nummerkoppeling standaard aangezet. Medewerkers moeten dan een tweecijferige code overtikken in de app. Zo is het een stuk lastiger om een onbekende per ongeluk toegang te geven. De nummerkoppeling bestaat al en kun je ook zelf vast instellen.

Tot nu toe waren er niet veel mogelijkheden om het Microsoft 365 aanmeldscherm aan te passen naar de eigen huisstijl. Je kon een logo toevoegen en een afbeelding als achtergrond instellen, maar dat was meer one size fits all. Nu zijn er nieuwe mogelijkheden om de aanmeldpagina verder naar wens te maken. Trainer en consultant Maurits liet het zien tijdens het laatste Microsoft 365 update webinar!