De jaarovergang en privacy: waar moet je op letten?

Bewaartermijnen schoolverlaters

Er gelden verschillende regels voor het bewaren van gegevens. Zo zijn er voor delen van het leerlingdossier verschillende bewaartermijnen tot soms wel 5 jaar. Na deze termijn geldt er een verwijderplicht. Houd dit dus goed in gedachte wanneer je je systemen opschoont. Lees meer over de bewaartermijnen in het onderwijs.

Digitaal leermateriaal

Als school bepaal en hanteer je zelf een bewaartermijn voor digitaal leermateriaal zoals werkstukken of presentaties. Deze mag maximaal twee jaar na het uitschrijven zijn. Wanneer de bewaartermijn afloopt, moet het digitale leermateriaal worden vernietigd. Uitzonderingen op de bewaartermijn zijn bijvoorbeeld het onderwijskundig rapport, gegevens over verzuim en afwezigheid en in- en uitschrijving. Ook bij een doorverwijzing naar het speciaal onderwijs geldt er mogelijk een langer bewaartermijn.

De PO-raad adviseert om digitaal leermateriaal in het basisonderwijs niet langer te bewaren dan nodig is. Dat betekent dat je het beste alleen het materiaal uit het huidige én het voorgaande schooljaar kunt bewaren. Gebruik dit dus als vuistregel voor alle leerlingen (niet alleen voor schoolverlaters).

Bewaartermijnen bij leveranciers

Denk ook goed na over de verschillende bewaartermijnen van leveranciers, dit verschilt namelijk nogal eens per leverancier. In de praktijk worden leerlingen al snel uit allerlei systemen gezet, zoals bij Adobe en Microsoft. Controleer daarom of de leveranciers dezelfde bewaartermijnen hanteren als je school. Als een leverancier niet de juiste bewaartermijnen biedt, kun je overwegen om een andere (archief)oplossing te gebruiken.

Microsoft

Microsoft bewaart verwijderde gegevens bijvoorbeeld tot 180 dagen. Verwijder je een account van een leerling, dan zijn gegevens na die periode ook definitief weg. Ze staan dan, afhankelijk van wat je daarvoor hebt geregeld, nog wel in je back-up of archief. Daarover gesproken: denk ook aan het periodiek opschonen van je back-ups en archieven!

Adobe

Wanneer je gebruikers (user-ID’s) verwijdert in Adobe, worden de gegevens redelijk snel verwijderd. Zorg er dus voor dat de schoolverlaters op tijd hun werkstukken downloaden. Wil je hen meer tijd geven? Wacht dan nog even met het verwijderen van de user-ID’s.

Aan- en afmelden bij leveranciers

Je hebt natuurlijk ook te maken met gegevens, bijvoorbeeld van jouw leerlingen, die leveranciers in hun systemen hebben staan. Denk hierbij aan leveranciers als Adobe, Basispoort en ParnasSyss. Nieuwe leerlingen meld je aan bij deze leveranciers, de schoolverlaters meld je op hun beurt weer af.

Leveranciers zijn (op een paar uitzonderingen na) verplicht om de gegevens van de schoolverlaters uit hun systemen te verwijderen wanneer je daarom vraagt. Het is van belang dat je dit ook doet aan het einde van het schooljaar. Indien je gegevens, waarvoor de school een bewaarplicht heeft, laat verwijderen, moet je zelf een back-up of archief regelen.

Tot slot nog wat algemene tips

• Controleer de bewaartermijn in je bewaarbeleid.
• Controleer wat de bewaartermijnen bij leveranciers zijn.
• Verwijder de accounts die niet meer nodig zijn en maak accounts voor nieuwe leerlingen.
• Download de gegevens, die je nog een aantal jaren moet bewaren, en regel daar een back-up of archief voor.
• Verwijder gegevens waarvan de bewaartermijn is verlopen.
• Geef schoolverlaters de mogelijkheid om hun werkstukken en dergelijke te downloaden en zelf te bewaren.