iBabs: één centrale plek voor alle vergaderingen

De Stichting Openbaar Primair en Speciaal Onderwijs Leiden-Leiderdorp, kortweg PROOLeiden, is een grote onderwijsorganisatie, met maar liefst twintig scholen, 4.500 leerlingen en 650 medewerkers. “En ik vind dat een grote organisatie, en dat zijn wij, moet beschikken over bepaalde toepassingen en vormen van overzicht die de aanwezige informatie bewaken”, aldus Rutger van Bostelen. Hij is hoofd ICT bij PROOLeiden en de persoon die vergaderapplicatie iBabs zo’n twee jaar geleden introduceerde binnen de onderwijsstichting. “Je moet er als organisatie voor zorgen dat informatie niet verloren gaat of verdampt, maar juist in je bestandsstructuur wordt verankerd.” Wat betreft vergaderen viel daar nog wel wat winst te behalen, als we Rutger mogen geloven. “Ik vond dat dat nog op een behoorlijk prehistorische manier werd aangepakt hier.” Het graven in e-mails naar de agenda die voor de vergadering was rondgestuurd, is één van de inefficiënties die nog aanwezig was. “Dan had iemand versie 1.3 aangehouden, maar was variant 1.4 alweer rondgegaan. Dat gaat natuurlijk nooit werken. Zeker niet voor bijvoorbeeld bestuurders, die ontzettend veel vergaderen en bij allerlei andere overleggen zitten.” Rutger ging op zoek naar een toepassing die dit alles eenvoudiger en overzichtelijker moest maken.

Vergaderen centraliseren

Rutger ging selectief te werk in zijn zoektocht naar de geschikte vergadertool. “Ik wilde het vergaderen centraliseren. Alles wat daarmee te maken had moest op één plek komen te staan. Eén duidelijk overzicht binnen één portaal.” Een andere vereiste was dat meerdere mensen de omgeving kunnen beheren. “Je kunt dit niet allemaal in je eentje doen en ík was dat ook zeker niet van plan. Ik ben nog steeds op de achtergrond betrokken en heb geholpen bij de technische implementatie en de uitrol ervan, maar ik wilde het vooral na verloop van tijd los kunnen laten en anderen hiervoor verantwoordelijk maken.” In het geval van PROOLeiden zijn dit de office manager en de bestuurssecretaris.

Het belangrijkste criterium was echter de koppeling met SharePoint. Rutger: “De structuur onder de applicatie was in dat opzicht minstens net zo belangrijk als de applicatie zelf.” De koppeling met SharePoint gaf de doorslag in de keuze voor iBabs. “Dat hadden de andere tools destijds nog niet in hun pakket zitten. Maar ik wilde SharePoint-bibliotheken koppelen aan agendatypes. Op deze manier kunnen de bestuurssecretaris en office manager in aanloop naar een vergadering de documenten in zo’n bibliotheek zetten en die vervolgens eenvoudig in iBabs importeren.” Doordat agendatypes één-op-één aan SharePoint-bibliotheken zijn gelinkt, voorkomt Rutger dat er wildgroei ontstaat.

Pilot en training

Natuurlijk is het ook vanuit gebruikersperspectief belangrijk dat de applicatie bevalt. “Kun je gemakkelijk groepen aanmaken? Rechten toekennen? Snapt iemand zonder IT-achtergrond hoe de vergadertool werkt? Ook dat is natuurlijk hartstikke belangrijk. Binnen bijvoorbeeld de GMR (Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad, red.) zijn er jaarlijks talloze mutaties. Ik wil me er geen zorgen over hoeven maken of een iBabs-e-mailadres gewijzigd moet worden: dat moet de voorzitter van de GMR zelf kunnen doen.” Tijdens een pilotfase werd al snel duidelijk dat aan zowel de gebruikerskant als vanuit het beheerperspectief iBabs aansloot bij de wensen en eisen van Rutger. De verplichte training die daarop volgde, vond binnen twee geledingen plaats. Rutger: “Vanuit de gebruikerskant kregen zowel het bestuursbureau als het directeurenoverleg een vanuit iBabs georganiseerde training. Aan de beheerkant werd deze gevolgd door de office manager en de bestuurssecretaris. Daarnaast sloot ik, samen met een collega aan, om ervoor te zorgen dat er zoveel mogelijk oren en ogen bij aanwezig waren.”

Single sign-on

Om het gebruik van iBabs zo eenvoudig en laagdrempelig mogelijk te maken, heeft Rutger ervoor gezorgd dat dit single sign-on is. “Zij die toegangsrechten toegewezen hebben gekregen, hoeven niet nogmaals in te loggen. Deze collega’s kunnen direct in iBabs wanneer zij zich aanmelden op het medewerkersportaal.” Het iBabs-icoon aanklikken volstaat in dat geval. Zoals met ieder begin, was het in eerste instantie soms wat zoeken in iBabs. “Dan zat iets wat we nodig hadden dieper in de menustructuur verwerkt, maar dan werden we altijd feilloos bijgestaan vanuit iBabs.” Inmiddels is iBabs de standaard geworden: voor alles rondom vergaderingen moet je daar zijn. Rutger: “iBabs heeft één centrale bron gecreëerd. Dat zorgt voor rust en overzicht binnen onze organisatie.”