Een ontzorgde bestuurssecretaresse: het verhaal van Lucia

‘’Hoi Lucia, ik heb na de lunch een bestuursvergadering. Klopt het dat ik de notulen van het vorige overleg nog niet heb gezien?'' Geen lekker begin van de donderdagochtend, denkt Lucia. Maar zo gaat het helaas vaker. Lucia weet zeker dat ze het document twee weken geleden naar haar directeur-bestuurder heeft gemaild. Daarbij had ze ook gevraagd om de besluitenlijst te controleren en ondertekenen. ‘’Ik had het gemaild aangezien we elkaar niet meer zouden zien, maar ik zal het direct printen. Had je de agenda wel al doorgenomen of kan ik daar bij helpen?’’ Lucia baalt. Ze had haar lunchwandeling écht nodig, maar die frisse lucht kan ze wel vergeten...

Onrustig loopt Lucia naar het printhok en botst daar tegen collega Ashwin aan. Ze verontschuldigt zich en deelt voor de zoveelste keer haar frustraties met de ICT-coördinator van de stichting. Ashwin geeft aan dat hij schooladviseur Carmen van APS IT-diensten toevallig heeft gesproken over een mogelijke oplossing. Binnenkort volgt hij een online demonstratie van dit product. 

Een week later klapt Ashwin vrolijk zijn laptop voor Lucia open. ‘’Lucia, kijk eens met me mee. Ik heb de demo gevolgd en ben eigenlijk wel enthousiast. Denk jij dat dit een oplossing zou kunnen zijn?’’ Lucia kijkt op het scherm en herkent direct de naam iBabs. Ze heeft weleens een medecursist gehad die hier enthousiast mee werkte. Al snel ondervindt ze dat iBabs een centrale plek biedt voor alle vergaderingen mét bijbehorende documenten zoals agenda’s, notulen, actiepunten en besluitenlijsten. De afspraken komen direct in Outlook te staan en documenten worden uit SharePoint geïmporteerd. Ook kan het overleg zelf via iBabs plaatsvinden, volledig online of hybride. 

Lucia merkt dat ze haar tranen inslikt. Ze kan het nauwelijks geloven dat er een oplossing bestaat voor haar worstelingen in het werk. Zo zal de directeur-bestuurder nooit meer op het laatste moment aan haar bureau staan en wordt alle documentatie veilig en op de juiste juridische manier vastgelegd. En Lucia hoeft ook niks meer te printen. Dat scheelt tijd én geld! 

Inmiddels heeft Lucia samen met een aantal andere collega's op het bestuursbureau de workshop Vliegende Start gevolgd. Nu weet ze precies welke mogelijkheden iBabs biedt en waar ze mee kan gaan oefenen. Lucia is zelf beheerder van de software. Handig, want zo heeft ze Ashwin niet nodig bij het wijzigen van instellingen en toegangsrechten. Binnenkort wil ze aan de slag met het inzichtelijk maken van de bestuurlijke besluitvorming. Daar staat de workshop iBabs Dossiers al voor gepland. Een leuke nieuwe uitdaging! 

Lucia is eindelijk ontzorgt. Ze voelt zich energieker, heeft meer plezier in het werk en is blij hoe soepel het gehele vergaderproces nu verloopt.